Microsoft Outlook speichert alle Ihre Daten in einer einzelnen Datei, die Persönliche Ordner-Datei (PST) genannt wird. Anders ausgedrückt handelt es sich um eine Datei, die für die Speicherung von Outlook E-Mail Objekten, wie Kontakten, Anhängen, Terminen, Journalen, Aufgaben, Ereignissen etc., verwendet wird. Jede Outlook-Version weist ein unterschiedliches Format auf. Es gibt zwei Arten von Formaten, ANSI und UNICODE. Versionen vor Outlook 2002 verwenden das American National Standards Institute (ANSI) Format, wohingegen spätere Versionen von Outlook das UNICODE-Format nutzen.

Neben verschiedenen Formaten wurden von Microsoft auch unterschiedliche Größenbeschränkungen festgelegt. Sobald das eingestellte Größenlimit überschritten wird, können der PST-Datei keine weiteren Daten hinzugefügt werden.

Größenbeschränkungen für verschiedene Versionen von Outlook:

Outlook 2002 und ältere Versionen von Outlook ermöglichen es Ihnen nur, bis zu 2 GB Daten zu speichern. Outlook 2003 und 2007 weisen eine Größenbeschränkung von 20 GB auf, während Outlook 2010 die Dateigröße auf bis zu 50 GB limitiert, wobei dieser Wert durch Änderungen der Registereinstellungen von Windows vergrößert oder verringert werden kann.

Sobald sich die Outlook PST-Datei dem festgelegten Limit nähert, werden keine Daten mehr hinzugefügt. Außerdem beginnt Outlook, sich auf unerwartete Weise zu verhalten und könnte sogar beschädigt werden. Es ist daher immer ratsam, keine unerwünschten Daten von Outlook E-Mail Objekten in einer PST-Datei zu speichern.