Perché il file OST è più grande della casella di posta?

Offline Storage Table o OST è il file di dati di Outlook che rappresenta la copia esatta della casella di posta elettronica di un utente sul server Exchange, memorizzata localmente sul PC/sistema. Questo file di dati di Outlook (.OST) contiene tutte le informazioni della cassetta postale di Outlook dal momento dell’ultima sincronizzazione con il server.

Il file OST aiuta l’utente a lavorare offline nel caso in cui il server Exchange non sia disponibile.

Sebbene il file OST sia la replica esatta della cassetta postale dell’utente, le sue dimensioni non riflettono realmente quelle della cassetta postale. Oltre agli elementi della cassetta postale, ci sono molti altri elementi memorizzati nel file che possono occupare più spazio. Gli elementi memorizzati nel file OST dipendono dall’utilizzo di un server Exchange o di un account IMAP.

Perché il file OST è più grande della casella di posta?

Di seguito sono riportati alcuni elementi comuni che vengono salvati nel file OST dell’account del server Exchange e che possono determinare una dimensione del file OST superiore a quella della cassetta postale:

• Elementi della casella di posta elettronica come e-mail, calendario, attività, cartelle del diario, contatti, note, ecc.
• Nel file PST sono presenti elementi nascosti e altre spese generali.
• Cartelle pubbliche aggiunte dall’utente come preferite.
• Cartelle condivise di altre caselle di posta elettronica che sono state collegate all’account del server Exchange.
• In Outlook 2016, quando ci si connette a Exchange Server, esistono due modalità di connettività: la modalità Cached Exchange e la modalità Online. Con la modalità Cached Exchange (impostazione predefinita per gli utenti), Outlook 2016 non dipende dalla connettività di rete costante per accedere alle informazioni degli utenti. Tuttavia, Outlook deve contattare direttamente il server Exchange per eseguire alcune operazioni, anche quando è configurato in modalità Cached Exchange. Queste operazioni sono: lavorare con le cartelle condivise che non sono state rese disponibili offline, impostare/modificare/annullare i messaggi fuori ufficio, accedere alle cartelle pubbliche che non sono state rese disponibili offline, modificare le regole, recuperare i diritti di un messaggio protetto da diritti e recuperare i suggerimenti dei criteri, i suggerimenti di posta e le informazioni su Libero/Affollato. Se si utilizza Outlook 2016 con la modalità Cached Exchange, occorre notare che i file OST degli utenti, archiviati localmente, potrebbero essere più grandi del 50-80% rispetto alle dimensioni della cassetta postale. Con la modalità Cached Exchange, il formato che Outlook 2016 utilizza per salvare i dati localmente è meno efficiente in termini di spazio rispetto al formato del file di dati del server.

Problemi con Outlook a causa di un OST sovradimensionato

A causa di un file OST sovradimensionato, è possibile che si verifichino i seguenti problemi con Outlook:

• Outlook potrebbe non riuscire ad aprire o caricare il documento del file OST.
• Il problema dell’aggiunta di dati al file OST esistente
• L’applicazione Outlook può interrompersi o fermarsi bruscamente.
• Durante il processo di sincronizzazione possono essere visualizzati messaggi di errore.
• Mancata risoluzione del problema di sincronizzazione

Come ridurre le dimensioni del file OST?

È possibile utilizzare lo strumento di pulizia della cassetta postale integrato in Outlook per visualizzare le dimensioni della cassetta postale e delle diverse cartelle. Questa utility integrata può aiutare a cercare i messaggi più grandi o più vecchi che si desidera eliminare o esportare in un file PST.

Spesso la ragione principale di una casella di posta elettronica troppo grande è una cartella “Posta eliminata” di grandi dimensioni. Lo strumento di pulizia della cassetta postale offre un’opzione per visualizzare le dimensioni della cartella Posta eliminata e per svuotarla.

Oltre a svuotare gli elementi eliminati dalla cassetta postale, esistono vari modi per ridurre le dimensioni del file OST. Potete provare i seguenti metodi:

Metodo 1: compattare il file OST per ridurne le dimensioni

Quando si eliminano elementi da Outlook, non si riduce la dimensione del file OST. Lo spazio in cui sono stati eliminati gli elementi diventa uno “spazio bianco” che non memorizza nulla.

Compattando il file OST, è possibile ottimizzare il processo di archiviazione del file, senza spazi bianchi. Va notato che la compattazione del file OST non comporta alcuna perdita di dati. È possibile compattare il file facilmente dall’opzione presente nelle impostazioni di Outlook.

Metodo 2: Ricreazione del file OST

Dopo aver eseguito un’importante pulizia della cassetta postale, è possibile scegliere se lasciare che l’applicazione Outlook ricrei il file dei dati di Outlook (.OST) senza compattarlo o se attendere la compressione automatica. È anche possibile ricreare il file OST manualmente.

A tale scopo, leggere Come ricreare il file OST in Microsoft Outlook 2007/ 2010/ 2013/ 2016.

Metodo 3: Applicare i filtri di sincronizzazione

In diverse circostanze, quando sono coinvolte cartelle condivise, è normale trovare gli elementi recenti in quelle cartelle e non in altre. Se le cartelle sono molto grandi, è possibile impostare i Filtri di sincronizzazione. In questo modo si determina quali elementi vengono sincronizzati e salvati nel file OST, poiché vengono memorizzati nella cache solo gli elementi ricevuti di recente in base al filtro impostato, come ad esempio gli elementi ricevuti nell’ultima settimana/mese o in qualsiasi altra data specificata.

I filtri di sincronizzazione possono aiutare a ridurre notevolmente gli elementi memorizzati nella cache e le dimensioni del file OST.

Metodo 4: Applicare il cursore di sincronizzazione per ridurre le dimensioni dell’OST

In Outlook 2013 e versioni successive, esiste una funzione “Impostazione del cursore di sincronizzazione” che memorizza solo i messaggi di posta elettronica più recenti, come quelli di 1 mese, 3 mesi, 6 mesi o 1 anno, anziché l’intera cassetta postale.

Se si utilizza Outlook 2013 o una versione superiore, è possibile utilizzare questa funzione di Outlook per memorizzare nella cache gli ultimi messaggi di posta elettronica e ridurre le dimensioni dei dati di Outlook (.OST).

Per trovare il cursore di sincronizzazione in Outlook, procedere come segue: File ->Impostazioni account->Impostazioni account…-> fare clic su Posta elettronica-> fare doppio clic sull’account e-mail di Exchange.

Per saperne di più, Che cos’è il cursore di sincronizzazione della modalità cache di Outlook?

Metodo 5: Disabilitare la cache delle cartelle condivise

Se non si desidera accedere offline alle cartelle condivise e non vi si accede regolarmente, si può scegliere di disattivare l’opzione di memorizzazione nella cache delle cartelle condivise. Inoltre, è possibile scegliere l’opzione di non memorizzare nella cache le cartelle di posta condivise. Questo può aiutare a ridurre le dimensioni del file OST.

Metodo 6: ridurre le dimensioni del file OST disabilitando la cache delle cartelle pubbliche preferite

Se le dimensioni di OST sono superiori a quelle della cassetta postale, si può anche provare a disabilitare la cache dei preferiti delle cartelle pubbliche. A tale scopo, è possibile scegliere l’opzione per disabilitare la cache dei preferiti delle cartelle pubbliche, proprio come le cartelle condivise.

Metodo 7: Provare a rimuovere alcune cartelle pubbliche preferite

Se non si desidera disabilitare completamente la cache dei preferiti delle cartelle pubbliche, è possibile scegliere l’opzione per rimuovere solo alcuni preferiti delle cartelle pubbliche. Inoltre, è possibile selezionare solo alcune sottocartelle piuttosto che ridurre il volume di dati memorizzati nella cache.

Metodo 8: Applicare i criteri di archiviazione per ridurre le dimensioni della cassetta postale

Per migliorare le prestazioni e ridurre le dimensioni della cassetta postale, è possibile spostare automaticamente i messaggi di posta elettronica dalla cassetta principale a quella di archivio utilizzando i criteri di archiviazione di Exchange.

Quando si applicano i criteri di archiviazione alla cassetta postale di un utente, i messaggi della cassetta postale principale vengono automaticamente spostati nella cassetta postale di archivio dopo un determinato periodo di tempo. È possibile applicare i criteri di archiviazione creando tag di conservazione che utilizzano l’azione di conservazione “Sposta in archivio”.

Per concludere

La cassetta postale di Microsoft Outlook aumenta man mano che si ricevono messaggi di posta elettronica e si creano elementi, rendendo così il file OST più grande della cassetta postale. Tuttavia, se si osservano le dimensioni del file OST, si scopre che in realtà non rappresenta le dimensioni della casella di posta elettronica, ma che contiene anche molti altri elementi. Questo può far sì che il file OST sia più grande della cassetta postale.

Un OST più grande o sovradimensionato può creare problemi nelle prestazioni di Outlook o è soggetto a corruzione e altri problemi. È possibile ridurre le dimensioni del file OST seguendo i metodi indicati in pOST.

Se il file OST diventa troppo grande, è meglio fare un backup e salvare il file in formato PST. È possibile convertire OST in PST perché può essere facilmente spostato in altre posizioni di archiviazione e importato in qualsiasi altro account di Outlook.

Per convertire un file OST di grandi dimensioni in PST, è necessario uno strumento di conversione da OST a PST specializzato, come Stellar Converter for OST.

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Questo software fai-da-te può facilmente convertire un file OST di grandi dimensioni in PST, in pochi clic. L’edizione tecnica del software può anche dividere e compattare file PST di grandi dimensioni, garantendo così prestazioni ottimali di Outlook.

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Circa l'autore

Himanshu Shakya

Himanshu is a Tech Enthusiast and Blogger at Stellar, with expertise in data recovery solutions and a keen interest in emerging technologies. Fluent in Japanese, he brings a diverse skill set to his role, contributing to global tech conversations. Outside of work, Himanshu enjoys playing chess, sharpening his strategic thinking and problem-solving skills in his spare time.