Qu’est-ce que Microsoft Exchange Public Folder ?

Les dossiers publics d’Exchange Server ont été introduits pour la première fois avec la sortie d’Exchange Server 4.0 en 1996 afin de créer un espace de collaboration pour le partage et l’accès à l’information de manière efficace au sein du groupe de travail ou de l’organisation par le biais d’un client de messagerie tel qu’Outlook. Les dossiers publics sont utilisés pour partager des informations telles que des messages, des contacts, des calendriers, des documents, etc. Cependant, ce n’est qu’après la sortie d’Exchange Server 5.5 que les dossiers publics ont été rendus compatibles avec la messagerie. Cela a permis aux dossiers publics d’envoyer ou de recevoir des courriels.

Les dossiers publics modernes ont été introduits avec la sortie d’Exchange Server 2013, qui a remplacé l’architecture des dossiers publics. Auparavant, les dossiers publics étaient stockés dans une base de données de dossiers publics, qui était ensuite déplacée vers les boîtes aux lettres de dossiers publics. Les dossiers publics sont désormais stockés dans la base de données ordinaire et coexistent avec d’autres boîtes aux lettres d’utilisateurs.

Les administrateurs Exchange peuvent créer des dossiers publics dans une boîte aux lettres de dossiers publics et contrôler l’accès des utilisateurs. Les utilisateurs peuvent accéder à ces dossiers publics via leur profil Outlook et partager du contenu ou des informations avec tous ceux qui ont accès à ces dossiers publics.

Les dossiers publics d’Exchange sont également conçus pour l’archivage des données. Les utilisateurs peuvent archiver leurs courriels et d’autres éléments de leur boîte aux lettres dans les dossiers publics plutôt que dans leur boîte aux lettres. Cependant, cela peut augmenter la taille des dossiers publics.

Actuellement, les dossiers publics sont disponibles et pris en charge par les clients Outlook suivants :

• Outlook on the Web pour Exchange Server 2016 et versions ultérieures ou Outlook Web App (OWA) pour Exchange Server 2010 et 2013.
• Outlook pour Mac 2016 et Office 365
• Outlook 2010, 2013, 2016 et 2019 sur Windows (Exchange Server 2019 prend en charge Outlook 2013 et les versions ultérieures).

Hiérarchie des boîtes aux lettres du dossier public Microsoft Exchange

Les dossiers publics sont stockés dans une boîte aux lettres distincte appelée boîte aux lettres de dossiers publics. Pour créer des dossiers publics, les administrateurs doivent créer au moins une boîte aux lettres de dossiers publics via Exchange Management Shell (EMS) ou Exchange Admin Center (EAC).

Il existe deux types de boîtes aux lettres de dossiers publics.

1. Boîte aux lettres de la hiérarchie primaire

La boîte aux lettres de la hiérarchie primaire est la seule copie accessible en écriture de la hiérarchie du dossier public stockée dans la première boîte aux lettres du dossier public. Cette boîte aux lettres est copiée dans d’autres boîtes aux lettres de dossiers publics. Toutefois, ces copies sont en lecture seule. Elle stocke des informations telles que la hiérarchie des dossiers, la structure, les autorisations et l’emplacement des dossiers/contenus.

2. Boîte aux lettres de la hiérarchie secondaire

La boîte aux lettres de la hiérarchie secondaire est une copie en lecture seule de la hiérarchie du dossier public. Elle stocke également le contenu des dossiers publics et est souvent utilisée par les organisations ayant des bureaux sur plusieurs sites.

Vous pouvez vérifier la boîte aux lettres de la hiérarchie primaire dans la section EAC > dossiers publics > boîtes aux lettres de dossiers publics.

Vous pouvez également exécuter la cmdlet suivante pour le vérifier. Dans l’exemple ci-dessous, la valeur IsRootPublicFolderMailbox de PFFolder01 est “True”, ce qui l’identifie comme la boîte aux lettres de la hiérarchie primaire.

Comment créer et gérer des boîtes aux lettres et des dossiers publics dans Exchange Server ?

Les administrateurs Exchange peuvent créer des dossiers publics à l’aide du Centre d’administration Exchange (EAC) ou d’Exchange Management Shell (EMS). Pour créer une boîte aux lettres via EAC, procédez comme suit :

• Ouvrez EAC, allez dans dossiers publics et cliquez sur boîtes aux lettres de dossiers publics et cliquez sur l’icône + pour créer une boîte aux lettres de dossiers publics.

• Cliquez ensuite sur “dossiers publics” et cliquez sur + pour créer des dossiers publics.

Vous pouvez également créer les boîtes aux lettres du dossier public via le commutateur New-Mailbox et -PublicFolder dans EMS.

Nouvelle boîte aux lettres -PublicFolder -Nom “PFFolder03”.

Pour créer un dossier public dans la boîte aux lettres “PFFolder03” de la base de données des dossiers publics, exécutez la commande PowerShell suivante :

New-PublicFolder -Name “StellarPF03” -Mailbox “PFFolder03” (nouveau dossier public)

Modifier les propriétés de la boîte aux lettres et des dossiers publics

Vous pouvez également modifier les propriétés de la boîte aux lettres du dossier public et des dossiers publics, ainsi que les paramètres de quota par défaut de la boîte aux lettres via EAC.

Cette opération peut également être réalisée à l’aide du cmdlet PowerShell suivant.

Set-Mailbox -PublicFolder -Identity “PFFolder03” -ProhibitSendReceiveQuota 5GB -IssueWarningQuota 4GB -UseDatabaseQuotaDefaults $false

De même, les administrateurs peuvent modifier les propriétés des dossiers publics et définir des limites et des périodes de conservation pour les éléments supprimés.

Décochez la case pour modifier le quota de stockage des dossiers publics et les autres limites par défaut définies par votre organisation. Vous pouvez également utiliser la cmdlet Set-PublicFolder pour modifier les limites et les propriétés des dossiers publics.

Set-PublicFolder -Identity “StellarPF03” -IssueWarningQuota 1GB -ProhibitPostQuota 2GB

Déplacer des dossiers publics et des boîtes aux lettres de dossiers publics

Comme pour toute boîte aux lettres, les administrateurs peuvent déplacer le dossier public de la base de données actuelle vers une autre base de données sur le serveur. Cependant, cette tâche ne peut pas être effectuée via EAC. Pour cela, vous devez utiliser la cmdlet New-MoveRequest dans EMS.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons déplacé la boîte aux lettres PFFolder03 de TestDatabase vers Mailbox Database 1376230624.

New-MoveRequest -Identity “PFFolder03” -TargetDatabase “Mailbox Database 1376230624”

Pour déplacer des dossiers publics vers une autre boîte aux lettres de dossiers publics, vous pouvez utiliser la cmdlet New-PublicFolderMoveRequest dans EMS.

New-PublicFolderMoveRequest -Folders “\StellarPF03” -TargetMailbox “PFFolder01“.

Pour vérifier la progression, exécutez la cmdlet Get-PublicFolderMoveRequest.

Gérer les autorisations des dossiers publics

Pour gérer les dossiers publics et les autorisations,

• Sélectionnez les dossiers publics et cliquez sur “Gérer“.

• Cliquez sur +, cliquez sur “Parcourir” pour choisir le compte d’utilisateur et sélectionnez-le.

• Sélectionnez le niveau de permission ou cochez les permissions que vous souhaitez autoriser.

• Cliquez sur “Enregistrer”, puis à nouveau sur “Enregistrer”.

Sauvegarde et récupération des boîtes aux lettres du dossier public

Les boîtes aux lettres supprimées peuvent être récupérées et restaurées en utilisant EAC ou EMS à moins que la période de rétention soit terminée. Cependant, lorsque la base de données qui stocke les boîtes aux lettres du dossier public est endommagée ou corrompue en raison d’incohérences causées par un crash du serveur, des journaux de transactions manquants ou supprimés, des attaques malveillantes, etc.

Il est donc essentiel de sauvegarder la base de données des boîtes aux lettres à l’aide d’utilitaires de sauvegarde adaptés à l’application. En outre, vous devez toujours créer des sauvegardes basées sur VSS pour éviter la perte de données et restaurer rapidement les boîtes aux lettres, y compris les boîtes aux lettres de dossiers publics et les dossiers publics.

Mais si une sauvegarde n’est pas disponible ou ne fonctionne pas, vous pouvez tenter une récupération à l’aide d’Eseutil. Vous pouvez également utiliser un logiciel de récupération Exchange, tel que Stellar Repair for Exchange, pour récupérer et restaurer les boîtes aux lettres de dossiers publics vers une nouvelle base de données sur votre serveur. Le logiciel peut extraire toutes les boîtes aux lettres d’une base de données Exchange corrompue ou endommagée et les exporter directement vers une base de données Exchange Server active. Il est rapide, facile à utiliser et pratique lorsqu’il s’agit de récupérer des boîtes aux lettres et des éléments de courrier à partir d’un fichier de base de données Exchange (EDB) inaccessible ou endommagé.

Il établit automatiquement la correspondance entre les boîtes aux lettres source et destination, de sorte que vous n’avez pas besoin de le faire manuellement. Vous pouvez également créer une nouvelle boîte aux lettres (si elle est manquante) sur le serveur de destination et mapper manuellement les boîtes aux lettres pour l’exportation. Grâce au traitement parallèle, le logiciel exporte jusqu’à 4 boîtes aux lettres simultanément vers le serveur Exchange, ce qui permet de gagner du temps et de restaurer rapidement les dossiers publics et les boîtes aux lettres.

Conclusion

Dans cet article, nous avons parlé des dossiers publics dans le serveur Exchange, de leur importance et des étapes à suivre pour effectuer des tâches de gestion et d’administration via EAC et EMS. Nous avons également parlé de la récupération des boîtes aux lettres des dossiers publics à l’aide d’Eseutil et d’un outil tiers, tel que Stellar Repair for Exchange. Ce logiciel est utile lorsque Eseutil ne parvient pas à restaurer la base de données Exchange contenant les dossiers publics et les boîtes aux lettres des utilisateurs.

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A propos de l'auteur

Himanshu Shakya

Himanshu is a Tech Enthusiast and Blogger at Stellar, with expertise in data recovery solutions and a keen interest in emerging technologies. Fluent in Japanese, he brings a diverse skill set to his role, contributing to global tech conversations. Outside of work, Himanshu enjoys playing chess, sharpening his strategic thinking and problem-solving skills in his spare time.