Dans Exchange Server, la taille des boîtes aux lettres augmente avec l’accumulation d’un grand nombre de courriels et d’autres éléments. Il est donc important de gérer les données des boîtes aux lettres dans Exchange Server afin de garantir le bon fonctionnement de la base de données et de l’application Outlook. La meilleure façon de réduire ou de gérer la taille des boîtes aux lettres est de les archiver. Vous pouvez déplacer les boîtes aux lettres anciennes ou indésirables vers un autre bureau ou vers une boîte aux lettres secondaire (également appelée boîte aux lettres d’archivage). Vous pouvez également archiver les boîtes aux lettres sur un disque local en guise de sauvegarde. Dans ce qui suit, nous allons discuter des différentes options d’archivage des boîtes aux lettres dans Exchange Server.
Etape de l’archivage d’objets de boîtes aux lettres dans Exchange Server
Vous trouverez ci-dessous quelques méthodes simples pour archiver les boîtes aux lettres Exchange.
Archiver des objets de boîtes aux lettres via Outlook
Une solution simple consiste à exporter les courriels et autres éléments vers un fichier PST à l’aide de l’application Outlook. Ce fichier PST peut être enregistré localement et séparément de la boîte aux lettres. Vous découvrirez ici comment archiver des boîtes aux lettres avec Outlook :
- Ouvrez Outlook (lié à la boîte aux lettres à partir de laquelle vous souhaitez archiver les éléments).
- Cliquez sur Nouvel e-mail, cliquez sur Autres éléments, puis sélectionnez Fichier de données Outlook.
- Sélectionnez un bureau de stockage pour le fichier PST et cliquez sur OK. Le fichier de données Outlook local est créé dans la structure correspondant au nom de fichier défini.
- Faites ensuite glisser les courriels et les dossiers dans le fichier PST.
Exportation de boîtes aux lettres vers PST via PowerShell
Vous pouvez utiliser les commandes PowerShell New-MailboxExportRequest dans le Exchange Management Shell (EMS) pour exporter une boîte aux lettres vers PST. Vous pouvez également utiliser différents paramètres avec la commande pour filtrer les boîtes aux lettres ou pour exporter uniquement certains éléments.
Remarque : pour utiliser cette commande, l’utilisateur doit avoir le rôle d’importateur et d’exportateur. Vous devez également créer un chemin partagé ou un chemin réseau pour enregistrer le fichier PST.
Ouvrez le Shell de gestion Exchange (EMS) et entrez la commande ci-dessous :
New-MailboxExportRequest -Mailbox <utilisateur à exporter> -FilePath <chemin réseau à exporter>Copier le
La commande ci-dessus exporte la boîte aux lettres vers le bureau spécifié.
Si vous souhaitez inclure ou exclure des dossiers, vous pouvez utiliser les paramètres – IncludeFolders et/ou ExcludeFolders (voir l’exemple suivant).
New-MailboxExportRequest -Mailbox <nom de la boîte aux lettres> -FilePath <chemin du dossier> -IncludeFolders "<nom du dossier>", "<nom d'un autre dossier>" -ExcludeFolders "<nom du dossier>", "<nom d'un autre dossier>"
Vous pouvez également exporter des éléments à partir d’une date ou vers une date en utilisant les paramètres gt (supérieur à) ou lt (inférieur à). La commande suivante, avec le paramètre lt, exporte les éléments vers une date spécifique.
New-MailboxExportRequest -ContentFilter {(Receive -lt '<dd/mm/yyyy>')} -Mailbox <utilisateur à exporter> -FilePath <chemin réseau destination>Copy
Si vous souhaitez exporter des éléments à partir d’une date spécifique, remplacez simplement lt par gt.
Vous pouvez également utiliser la commande en combinant les deux paramètres lt et gt pour exporter les données pour une plage de dates. Vous trouverez un exemple ci-dessous :
New-MailboxExportRequest -ContentFilter {(Receive -gt '<dd/mm/yyyy>') - (Receive -lt '<dd/mm/yyyy>') } -Mailbox <utilisateur à exporter> -Filepath <chemin réseau destination>Copy
Cette méthode est idéale pour exporter la totalité de la boîte aux lettres ou une plage de dates et stocker les données dans un bureau spécifique. Il ne s’agit pas d’une méthode d’archivage, car les données exportées ne sont pas supprimées.
Archivage des boîtes aux lettres dans une archive en ligne
Vous pouvez utiliser la fonction d’archivage en ligne du serveur Exchange pour archiver une boîte aux lettres. La boîte aux lettres d’archivage est située sur le serveur, mais dans une boîte aux lettres et une base de données distinctes. Toutefois, il est recommandé de définir le stockage du serveur sur un autre bureau (distinct de la base de données principale) lors de la configuration d’une boîte aux lettres d’archivage.
Pour utiliser cette fonction, vous devez activer l’archivage en ligne/en place sur le serveur, où vous pouvez créer une base de données qui servira de stockage d’archives. Une fois cette fonction activée, vous devez créer une politique de marquage en fonction du nombre de jours. Voici comment procéder :
- Ouvrez le Centre d’administration Exchange (EAC). Cliquez sur Gestion de la conformité, puis sur Balises de rétention.
- Cliquez sur le bouton Ajouter (+) et sélectionnez l’option Appliquer automatiquement à toute la boîte aux lettres.
- Saisissez le nom et cliquez sur Déplacer vers l’archive. Sélectionnez ensuite la période de rétention et cliquez sur OK.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Stratégies de rétention et cliquez sur le bouton+ pour créer une politique. Spécifiez le nom et ajoutez la balise de politique que vous avez créée.
- Allez dans les propriétés de l’utilisateur, les destinataires et les boîtes aux lettres.
- Cliquez sur Fonctions de la boîte aux lettres. Sous Politique de conservation, sélectionnez la politique que vous avez créée.
Les objets plus anciens que la période sélectionnée (dans ce cas, 1 an) sont transférés dans les archives en ligne de l’utilisateur.
Archivage des boîtes aux lettres Exchange à l’aide d’un outil de conversion EDB vers PST
Les méthodes mentionnées ci-dessus sont adaptées à l’archivage d’objets provenant de boîtes aux lettres d’utilisateurs. Ces méthodes ne fonctionneront pas si vous avez besoin d’extraire des éléments de boîtes aux lettres désactivées et de dossiers publics. Comme alternative, vous pouvez utiliser Stellar Converter for EDB – un puissant outil de conversion EDB vers PST qui peut vous aider à archiver des boîtes aux lettres vers PST et divers autres formats. Il peut extraire les boîtes aux lettres et autres éléments des fichiers Exchange Database (EDB) (quel que soit leur état) et les enregistrer dans PST. Avec cet outil, vous pouvez également exporter des éléments EDB directement vers une base de données Exchange Server en direct et un locataire Microsoft 365. Il peut exporter des archives d’utilisateurs, des boîtes aux lettres partagées, des boîtes aux lettres désactivées et des dossiers publics. Il peut également remettre les éléments supprimés/purgés du fichier supprimé.
À la fin
L’archivage des elements des boîtes aux lettres est une tâche importante car il permet d’améliorer les performances du serveur, d’optimiser la synchronisation avec Outlook et de respecter les réglementations légales et celles de l’entreprise. Vous pouvez utiliser les méthodes mentionnées ci-dessus pour archiver des boîtes aux lettres dans Exchange Server. Cependant, les méthodes manuelles ne peuvent fonctionner que si la base de données est en ligne et ne peuvent archiver que les éléments des boîtes aux lettres des utilisateurs. Les boîtes aux lettres désactivées et les dossiers publics ne sont pas soutenus par ces méthodes. Comme alternative, vous pouvez utiliser Stellar Converter for EDB – un outil avancé de conversion EDB vers PST qui vous aide à archiver les boîtes aux lettres et autres données des fichiers EDB vers PST et d’autres formats de fichiers. Il peut également exporter les boîtes aux lettres et autres données directement vers une base de données Exchange Server en direct ou Microsoft 365.
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