¿Por qué el archivo OST es más grande que el buzón?

Offline Storage Table u OST es el archivo de datos de Outlook que es la copia exacta del buzón de correo de un usuario en Exchange Server que se almacena localmente en el PC/sistema. Este archivo de datos de Outlook (.OST) contiene toda la información del buzón de Outlook desde el momento de la última sincronización con el servidor.

 El archivo OST ayuda al usuario a trabajar sin conexión en caso de que el Exchange Server no esté disponible.

 Aunque el archivo OST es la réplica exacta del buzón del usuario, su tamaño no refleja realmente el tamaño del buzón. Además de los elementos del buzón, hay muchos otros elementos almacenados en el archivo que pueden ocupar más espacio. Los elementos almacenados en el archivo OST dependen de si se utiliza un servidor Exchange o una cuenta IMAP.

 ¿Por qué el archivo OST es más grande que el buzón?

A continuación se indican algunos elementos comunes que se guardan en el archivo OST de la cuenta del servidor Exchange, que pueden dar lugar a un tamaño de archivo OST mayor que el buzón:

• Buzón Elementos como correo electrónico, calendario, tareas, carpetas de diario, contactos, notas, etc.
• Los elementos ocultos y otros gastos generales se encuentran en el archivo PST.
• Carpetas públicas que el usuario añade como favoritas.
• Carpetas compartidas de buzones adicionales, que se han conectado a la cuenta del servidor Exchange.
• En Outlook 2016, cuando se conecta a Exchange Server, hay dos modos de conectividad: Modo Exchange en caché y Modo en línea. Con el Modo de Exchange en caché (una configuración predeterminada para los usuarios), Outlook 2016 no depende de la conectividad de red constante para acceder a la información de los usuarios. Sin embargo, Outlook necesita contactar directamente con el servidor Exchange para realizar ciertas operaciones, incluso cuando está configurado en Modo Exchange en caché. Estas operaciones son trabajar con carpetas compartidas que no se pusieron a disposición sin conexión, establecer/cambiar/cancelar mensaje de Fuera de la oficina, acceder a carpetas públicas que no se pusieron a disposición sin conexión, editar reglas y recuperar derechos de un mensaje protegido por derechos, y recuperar información de Sugerencias de políticas, Sugerencias de correo y Libre/Ocupado. Si está utilizando Outlook 2016 con el Modo de intercambio en caché, hay que tener en cuenta que los archivos OST de los usuarios, almacenados localmente, pueden ser entre un 50 y un 80 por ciento más grandes que el tamaño del buzón. Con el Modo de intercambio en caché, el formato que Outlook 2016 utiliza para guardar datos localmente es menos eficiente en términos de espacio en comparación con el formato de archivo de datos del servidor.

Problemas con Outlook debido a un OST sobredimensionado

Debido a un archivo OST de gran tamaño, es posible que se enfrente a los siguientes problemas con su Outlook:

• Es posible que Outlook no pueda abrir o cargar el documento del archivo OST
• El problema de añadir datos a un archivo OST existente
• La aplicación Outlook puede pausarse o detenerse bruscamente
• Pueden aparecer mensajes de error durante el proceso de sincronización
• No se soluciona el problema de sincronización

¿Cómo reducir el tamaño de los archivos OST?

Puede utilizar la herramienta integrada de limpieza del buzón de Outlook para ver el tamaño del buzón y de las distintas carpetas. Esta utilidad incorporada puede ayudar a buscar mensajes grandes o antiguos que quizá desee eliminar o exportar a un archivo PST.

A menudo, la razón principal de un buzón de correo sobredimensionado es una gran carpeta de ‘Elementos eliminados’. La herramienta de limpieza del buzón ofrece una opción para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados y vaciarla.

Aparte de vaciar los Elementos Eliminados de su buzón de correo, hay varias formas de reducir el tamaño del archivo OST. Puede probar los siguientes métodos:

Método 1: Compactar el archivo OST para reducir su tamaño

Cuando se eliminan elementos de Outlook, no se reduce el tamaño del archivo OST. El espacio del que se eliminaron los elementos se convierte en un “espacio en blanco” que no almacena nada.

Al compactar el archivo OST, puede optimizar el proceso de almacenamiento de archivos, sin espacios en blanco. Cabe señalar que no hay pérdida de datos si se compacta el archivo OST. Puede compactar el archivo fácilmente desde la opción dada en la configuración de Outlook.

Método 2: Recreación del archivo OST

Después de realizar una limpieza importante del buzón de correo, tiene la opción de dejar que la aplicación Outlook vuelva a crear el archivo de datos de Outlook (.OST) sin compactarlo o puede esperar a la compresión automática. También puede volver a crear el archivo OST manualmente.

Para ello, lea Cómo volver a crear el archivo OST en Microsoft Outlook 2007/ 2010/ 2013/ 2016.

Método 3: Aplicar filtros de sincronización

En varias circunstancias, donde hay la participación de carpetas compartidas, es habitual encontrar los elementos recientes en esas carpetas y no en otras. Si tiene algunas carpetas muy grandes, existe la opción de establecer Filtros de Sincronización. Esto determina qué elementos se sincronizan y se guardan en el archivo OST, ya que sólo almacena en caché los elementos recibidos recientemente en función del filtro establecido, como los elementos recibidos la semana/mes pasado o cualquier otra fecha especificada.

Los filtros de sincronización pueden ayudar a reducir considerablemente los elementos en caché y el tamaño del archivo OST.

Método 4: Aplicar Sync Slider para reducir el tamaño del OST

En Outlook 2013 y versiones superiores, existe una función ‘Sincronizar ajuste deslizante’ que solo almacena en caché los correos electrónicos más recientes, como los de 1 mes, 3 meses, 6 meses o 1 año, en lugar del buzón completo.

Si utiliza Outlook 2013 o una versión superior, puede utilizar esta función de Outlook para almacenar en caché los elementos de correo electrónico más recientes y reducir el tamaño del archivo de datos de Outlook (.OST).

Puede encontrar el Deslizador de Sincronización en su Outlook de la siguiente manera: Archivo ->Configuración de cuenta->Configuración de cuenta…-> haga clic en Correo electrónico-> haga doble clic en su cuenta de correo electrónico Exchange.

Leer más, ¿Qué es el deslizador de sincronización del modo en caché de Outlook?

Método 5: Desactivar el almacenamiento en caché de las carpetas compartidas

Si no quieres acceder sin conexión a tus carpetas compartidas y no accedes a ellas con regularidad, puedes desactivar la opción de almacenar en caché las carpetas compartidas. Además, también puede elegir la opción de no almacenar en caché las carpetas de correo compartidas. Esto puede ayudar a reducir el tamaño del archivo OST.

Método 6: Reducir el tamaño del archivo OST desactivando el almacenamiento en caché de los favoritos de las carpetas públicas

Si el tamaño del archivo OST es mayor que el del buzón, también puede intentar desactivar el almacenamiento en caché de los favoritos de las carpetas públicas. Para ello, puede elegir la opción de desactivar el almacenamiento en caché de favoritos de carpetas públicas, al igual que las carpetas compartidas.

Método 7: Intente eliminar algunos favoritos de las carpetas públicas

Si no desea desactivar por completo el almacenamiento en caché de los favoritos de la carpeta pública, puede elegir la opción de eliminar sólo algunos favoritos de la carpeta pública. Además, puede seleccionar sólo algunas subcarpetas en lugar de reducir el volumen de datos que se almacenan en caché.

Método 8: Aplicar políticas de archivo para reducir el tamaño del buzón

Para mejorar el rendimiento y reducir el tamaño del buzón, puede mover automáticamente los correos electrónicos del buzón principal al buzón de archivo utilizando las políticas de archivo de Exchange.

Cuando se aplican las Políticas de Archivo al buzón de un usuario, los mensajes del buzón principal se mueven automáticamente al buzón de archivo después de un periodo de tiempo establecido. Puede aplicar políticas de archivo creando etiquetas de retención que utilicen la acción de retención “Mover a archivo”.

Para concluir

El buzón de Microsoft Outlook aumenta a medida que se reciben correos electrónicos y se crean elementos, lo que hace que el archivo OST sea más grande que el buzón. Sin embargo, si observa el tamaño del archivo OST, descubrirá que en realidad no representa el tamaño del buzón, sino que también almacena muchos otros elementos. Esto puede hacer que el archivo OST sea mayor que el buzón.

Un archivo OST más grande o de gran tamaño puede crear problemas en el rendimiento de Outlook o es propenso a la corrupción y otros problemas. Puede reducir el tamaño del archivo OST siguiendo los métodos dados en el pOST.

En caso de que el archivo OST sea demasiado grande, es mejor hacer una copia de seguridad y guardar el archivo en formato PST. Puede convertir OST a PST, ya que se puede mover fácilmente a otras ubicaciones de almacenamiento e importarlo en cualquier otra cuenta de Outlook.

Para convertir un archivo OST de gran tamaño a PST, necesita una herramienta de conversión de OST a PST especializada, como Stellar Converter for OST.

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Este software de bricolaje puede convertir fácilmente un archivo OST de gran tamaño a PST, en unos pocos clics. La edición técnica del software también puede dividir y compactar archivos PST de gran tamaño, garantizando así el rendimiento óptimo de Outlook.

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Sobre el autor

Himanshu Shakya

Himanshu is a Tech Enthusiast and Blogger at Stellar, with expertise in data recovery solutions and a keen interest in emerging technologies. Fluent in Japanese, he brings a diverse skill set to his role, contributing to global tech conversations. Outside of work, Himanshu enjoys playing chess, sharpening his strategic thinking and problem-solving skills in his spare time.