Desaparición de datos en Excel – Cómo recuperarlos

Razones probables de la desaparición de datos en MS Excel y sus soluciones

Motivo 1 – Datos no guardados

Al introducir datos en una hoja de cálculo Excel, es importante guardarlos a intervalos frecuentes. Así evitarás que los datos no guardados desaparezcan si te quedas sin energía o haces clic accidentalmente en “No” cuando se te pida guardar el archivo. Por desgracia, esta situación es bastante habitual, ya que los usuarios suelen cerrar el archivo sin guardar los cambios realizados recientemente en una hoja de cálculo.

Solución – Utilice la función “Autoguardado”

Con la función Autoguardar activada en Excel, los datos no se perderán en caso de corte de corriente o cierre brusco del programa Excel. Por defecto, Excel guarda automáticamente la información de una hoja de cálculo cada 10 minutos. Puedes reducir el límite a unos segundos para reducir las posibilidades de que se pierdan datos del archivo de Excel después de guardarlos.

Razón 2 – Cambiar el formato de Excel

Puedes guardar un archivo de Excel en varios formatos, como hoja de cálculo, texto, página web y más. Sin embargo, a veces, guardar la hoja de cálculo en un formato diferente puede hacer que falten datos. Por ejemplo, al guardar un libro en un formato de archivo de texto, se perderán todas las fórmulas y cálculos aplicados a los datos.

Solución – Ajustar una hoja de cálculo al formato modificado

Si vas a cambiar el formato de una hoja de cálculo, haz espacio para las filas y columnas. Además, elimina todos los cálculos antes de guardar el archivo.

Nota: Si la hoja se comparte en varios ordenadores, guarde el archivo en modo de compatibilidad.

Motivo 3 – Fusión de celdas

Puede combinar los datos de dos o más celdas para hacer una celda grande. Esta técnica se utiliza principalmente para ajustar el texto de un título en una hoja. Si hay datos en dos o más celdas, sólo se muestran los datos de la celda superior izquierda y se eliminan los datos de todas las demás celdas. Si las otras celdas fusionadas se han rellenado con datos después de la fusión, los datos no se presentan y no aparecen incluso después de volver a fusionar las celdas.

Solución – Combinar celdas dentro de una columna

Para combinar celdas sin pérdida de datos, combine todas las celdas que desee combinar dentro de una columna y haga lo siguiente:

• Seleccione las celdas que desea combinar.
• Asegúrese de que el ancho de la columna es suficiente para que quepa el contenido de una celda.
• En la hoja de cálculo, en el grupo Edición, haz clic en “Rellenar” y, a continuación, en “Justificar”.

Nota: Esta solución sólo funciona para texto. No puede utilizarla para combinar fórmulas o cualquier valor numérico. Si necesitas combinar dos o más celdas con fórmula en una sola celda, prueba a utilizar la función CONCAT de Excel.

Razón 4 – Formato de celdas

Las celdas y el texto de las celdas pueden mostrarse en distintos colores para que la hoja de cálculo sea fácil de crear e inferir. Es posible que se produzcan pérdidas de datos al intentar modificarlos o cambiar su color o tamaño. Aunque la información exista, los datos pueden mostrar un error debido a las siguientes razones: 

• El texto de color blanco no se mostrará en una celda de color blanco
• Los datos de tamaño de fuente grande pueden no aparecer en la celda de tamaño pequeño
• Los cálculos pueden mostrar (#VALOR) de error después de formato de celda

Solución – Comprobar y borrar el formato

Asegúrese de utilizar texto de color oscuro en una celda de color blanco. Además, redimensiona la celda para que se ajuste al tamaño del texto. Compruebe si los números de una celda se introducen como texto. Si es así, necesitas aplicar un formato numérico a los números formateados como texto.

¿Qué más puede hacer para resolver el problema de la “desaparición de datos de Excel”?

Si no puede recuperar los datos que faltan del archivo de Excel, intente reparar o extraer los datos del archivo utilizando la herramienta de reparación de Excel incorporada. Siga los siguientes pasos para utilizar la herramienta:

• Abra MS Excel, haga clic en Archivo > Abrir > Equipo > Examinar.
• En la ventana “Abrir”, seleccione el archivo que desea reparar y haga clic en el menú desplegable Abrir.
• Seleccione Abrir y Reparar.
• Utiliza la opción “Reparar” para reparar el archivo y recuperar todos los datos que puedas del archivo reparado. Si esto no funciona, utiliza la opción ‘Extraer’ para recuperar los datos.
• Si no consigue recuperar los datos desaparecidos de ese archivo siguiendo los pasos anteriores, opte por una herramienta de reparación de Excel, como Stellar Repair for Excel. Este software tiene un historial probado de reparación de archivos corruptos o dañados de Excel y recuperar todos los datos.

El programa ayuda:

• Corregir todos los errores de corrupción. Ayuda a recuperar los datos que ha desaparecido.
• Repare tanto un único archivo Excel como varios.
• Recupere todos los componentes de los archivos XLS/XLSX: tablas, hojas de gráficos, comentarios de celdas, imágenes y mucho más.
• Conservar las propiedades de la hoja de cálculo y el formato de las celdas.
• Compatible con la última versión de Excel 2019 y versiones anteriores.

El software de reparación de Excel repara el archivo de Excel en estos sencillos pasos:

• Inicie y abra el programa.
• Seleccione el archivo Excel dañado utilizando la opción “Examinar”. Si la ubicación del archivo no está disponible, a continuación, busque el archivo de Excel utilizando la opción “Buscar”.
• Haga clic en “Reparar” para escanear el archivo dañado.
• Una vez finalizado el proceso de reparación, verifique los componentes del archivo Excel y compruebe si la vista previa disponible muestra los datos completos que desaparecieron de Excel.
• Guarde el archivo en la ubicación predeterminada o en la preferida.
• El archivo Excel con todos los datos restaurados se guardará en la ubicación seleccionada.

Conclusión

Es mejor reparar el archivo de Excel afectado que sufrir la pérdida cuando los datos o el texto desaparecen en Excel. Un software profesional garantiza que los usuarios recuperen todos los datos en forma de un nuevo archivo de Excel. El software Stellar Repair for Excel repara el archivo corrupto sin modificar el contenido original ni el formato del archivo. La interfaz de usuario fácil de usar del software le permite realizar las funciones sin necesidad de formación formal en software ni conocimientos técnicos.

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Sobre el autor

Priyanka Chauhan

Priyanka is a technology expert working for key technology domains that revolve around Data Recovery and related software's. She got expertise on related subjects like SQL Database, Access Database, QuickBooks, and Microsoft Excel. Loves to write on different technology and data recovery subjects on regular basis. Technology freak who always found exploring neo-tech subjects, when not writing, research is something that keeps her going in life.