Eine Shared Mailbox verwendet eine allgemeine E-Mail-Adresse, die meist für die Kommunikation mit Kunden oder der Öffentlichkeit verwendet wird, da mehrere Benutzer die Anfragen überwachen und beantworten können. Ein Benutzer kann eine Shared Mailbox hinzufügen, nachdem der Administrator den Benutzer als Mitglied der Shared Mailbox hinzugefügt hat.
Obwohl das Benutzerpostfach und das Gemeinsame Postfach zwei verschiedene Postfächer verwenden, sind die OST-Dateien miteinander verknüpft, was die OST-Datei erheblich vergrößern und Leistungsprobleme verursachen kann. Eine Übergröße kann auch Integritätsprobleme verursachen, die zu Synchronisierungsproblemen, veralteten Shared Mailboxen usw. führen.
Sie können jedoch die unten beschriebenen Schritte befolgen, um die Probleme zu beheben und veraltete Probleme mit freigegebenen Postfächern in Outlook zu beheben.
Schritte zur Behebung des Problems mit dem nicht aktualisierten freigegebenen Postfach in Outlook
Führen Sie die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge aus, um das Problem mit dem nicht aktualisierten freigegebenen Postfach in Outlook zu beheben.
Schritt 1: Serverstatus prüfen
Manchmal kann der Exchange-Server aufgrund von Wartungsarbeiten oder geplanten Backups ausfallen. Eine schlechte Netzwerkverbindung kann ebenfalls ein Grund sein, der Outlook daran hindert, das freigegebene Postfach mit dem Exchange-Server zu synchronisieren und zu aktualisieren.
Um dies zu beheben, schließen Sie das Netzwerkkabel erneut an oder verbinden Sie sich erneut mit Ihrem Wi-Fi-Netzwerk und öffnen Sie einen Webbrowser.
Greifen Sie auf die Outlook-Webanwendung (OWA) zu, um zu prüfen, ob der Server verfügbar und online ist. Wenn Sie über OWA auf Ihr Outlook-Konto zugreifen können, bedeutet dies, dass der Server online ist und ein Problem mit Ihrem System, der Outlook-Anwendung oder der Outlook-Datendatei, d. h. OST, vorliegt.
Sie können auch Ihre Antiviren- und Firewall-Einstellungen überprüfen, die Outlook daran hindern könnten, das freigegebene Postfach mit dem Exchange- Server zu synchronisieren.
Schritt 2: Manuelles Synchronisieren des freigegebenen Postfachs Sie können eine manuelle Synchronisierung durchführen, um das Gemeinsame Postfach in Outlook zu aktualisieren. Die Schritte sind wie folgt,
- Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte “Senden/Empfangen“.
- Klicken Sie dann auf die Option “Ordner aktualisieren“. Dadurch werden der Benutzer und das freigegebene Postfach mit dem Exchange-Server synchronisiert und die Ordner aktualisiert.
Dies ist jedoch nur eine vorübergehende Lösung, und Sie müssen diesen Vorgang möglicherweise jedes Mal durchführen, um das Gemeinsame Postfach manuell zu aktualisieren. Um dieses Problem dauerhaft zu beheben, müssen Sie die automatische Synchronisierung aktivieren (falls nicht bereits aktiviert).
Schritt 3: Auto-Synchronisierung des gemeinsamen Postfachs Gehen Sie folgendermaßen vor, um die automatische Synchronisierung zu aktivieren und das Gemeinsame Postfach in Outlook zu aktualisieren,
- Navigieren Sie in Outlook zu Datei>Optionen>Erweitert.
- Aktivieren Sie die Option “Bei Verbindung sofort senden“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche “Senden/Empfangen” und aktivieren Sie dann die Option “Automatisches Senden/Empfangen beim Verlassen durchführen“.
- Klicken Sie auf “Schließen> OK” und starten Sie dann Outlook neu.
Schritt 4: Deaktivieren Sie die Zwischenspeicherung von freigegebenen Ordnern
Wenn Sie die Option “Gemeinsame Ordner herunterladen” deaktivieren, werden alle gemeinsamen Ordner online gestellt. Alle vorgenommenen Änderungen werden direkt auf dem Server aktualisiert. Die Schritte sind wie folgt,
- Navigieren Sie in Outlook zu Datei>Kontoeinstellungen>Kontoeinstellungen
- Klicken Sie auf “Datendateien” und wählen Sie Ihre Outlook OST-Datendatei aus, in der das freigegebene Postfach konfiguriert ist.
- Klicken Sie auf “Einstellungen…” und dann auf die Registerkarte “Erweitert
- Deaktivieren Sie die Option “Gemeinsame Ordner herunterladen” und klicken Sie auf “Übernehmen>OK”. ‘
- Schließen Sie alle Dialogfelder und starten Sie Outlook neu.
Schritt 5: Gemeinsame Mailbox wieder verbinden
Sie können auch versuchen, die gemeinsame Mailbox zu trennen und erneut zu verbinden, um das Problem zu beheben. Die Schritte sind wie folgt,
- Gehen Sie in Outlook zu Datei>Kontoeinstellungen>Kontoeinstellungen…
- Wählen Sie das E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf Ändern…
- Klicken Sie unter Offline-Einstellungen auf Weitere Einstellungen
- Klicken Sie auf Erweitert und dann auf Entfernen>OK
Dadurch wird die Verbindung zur gemeinsamen Mailbox getrennt. Um die Verbindung wiederherzustellen, gehen Sie wie folgt vor,
- Gehen Sie in Outlook zu Kontoeinstellungen>Zugriff delegieren
- Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK
- Nehmen Sie Änderungen in Delegate Permissions vor und klicken Sie auf
Calendar>choose Editor
- Rechtsklick auf Shared Mailbox
- Wählen Sie Datendateieigenschaften… und klicken Sie dann auf die Registerkarte
Berechtigungen
- Wählen Sie “Vollständige Details” und aktivieren Sie die Option “Ordner sichtbar”.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Benutzer auszuwählen, und dann auf OK.
Schritt 6: Wiederherstellung der OST-Datei
Schließlich können Sie die OST-Datei neu erstellen oder wiederherstellen, um das Problem der nicht aktualisierten Shared Mailbox zu beheben. Die Schritte sind wie folgt,
- Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei>Kontoeinstellungen>Kontoeinstellungen
- Klicken Sie auf die Registerkarte “Datendatei” und wählen Sie dann die OST-Datei aus, die mit dem freigegebenen Postfach verbunden ist.
- Klicken Sie auf ‘Dateispeicherort öffnen…. Erstellen Sie dann eine Sicherungskopie der
OST-Datei (kopieren Sie die OST-Datei einfach an einen anderen Ort)
- Schließen Sie Outlook und löschen Sie dann die OST-Datei
- Starten Sie Outlook neu. Dadurch wird automatisch eine neue OST-Datei erstellt und das Problem mit dem nicht aktualisierten Gemeinsamen Postfach behoben (falls es durch eine fehlerhafte OST-Datei verursacht wurde).
Wenn Sie nach der Wiederherstellung der OST-Datei fehlende E-Mails finden, konvertieren Sie die gesicherte OST-Datei mit Stellar Converter for OST in PST und importieren Sie dann die konvertierte PST-Datei über den Import-Export- Assistenten in Ihr Outlook-Konto.
Einpacken
Synchronisierungsprobleme, wie z. B. ein nicht aktualisierbares Gemeinsames Postfach, können aus vielen Gründen auftreten. Es könnte an der Größe der OST-Datei, einem beschädigten Outlook-Profil, inkompatiblen Add-Ins usw. liegen. Sie können das Problem jedoch beheben, indem Sie die in dieser pOST beschriebenen Methoden befolgen. Falls das Problem nicht behoben ist und das Gemeinsame Postfach immer noch nicht aktualisiert wird, müssen Sie die OST- Datei neu erstellen und die OST-Größe reduzieren, um dieses Problem zu vermeiden. Eine einfachere Möglichkeit, dies zu tun, ist die Konvertierung der großen unzugänglichen oder problematischen OST-Datei mit Stellar Converter for OST Software.
Die Software kann E-Mails aus großen OST-Dateien extrahieren und die Datei in mehrere kleinere PST-Dateien aufteilen oder komprimieren, je nach Datumsbereich oder Größe. Sie können die PST-Dateien dann importieren oder direkt in Ihrem Outlook öffnen, um auf die E-Mails zuzugreifen. Dies kann Ihnen helfen, die Größe der OST-Datei erheblich zu reduzieren und Sie vor häufigen Synchronisierungsproblemen aufgrund großer OST-Dateien zu bewahren.
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