Warum ist die OST-Datei größer als die Mailbox?

Offline Storage Table oder OST ist die Outlook-Datendatei, die eine exakte Kopie des Postfachs eines Benutzers auf dem Exchange Server darstellt und lokal auf dem PC/System gespeichert ist. Diese Outlook-Datendatei (.OST) enthält die gesamten Outlook-Postfachinformationen seit dem Zeitpunkt der letzten Synchronisierung mit dem Server.

Die OST-Datei hilft dem Benutzer, offline zu arbeiten, wenn der Exchange Server nicht verfügbar ist.

Obwohl die OST-Datei die genaue Kopie des Postfachs des Benutzers ist, spiegelt ihre Größe nicht wirklich die Größe des Postfachs wider. Neben den Postfächern gibt es noch viele andere Elemente, die in der Datei gespeichert sind und mehr Platz beanspruchen können. Die in der OST-Datei gespeicherten Elemente hängen davon ab, ob Sie einen Exchange-Server oder ein IMAP-Konto verwenden.

Warum ist die OST-Datei größer als die Mailbox?

Im Folgenden sind einige häufige Elemente aufgeführt, die in der OST-Datei des Exchange-Serverkontos gespeichert werden und dazu führen können, dass die OST-Datei größer ist als das Postfach:

Mailbox-Elemente wie E-Mails, Kalender, Aufgaben, Journalordner, Kontakte, Notizen usw.

Ausgeblendete Elemente und andere Gemeinkosten werden in der PST-Datei gefunden.

Öffentliche Ordner, die vom Benutzer als Favoriten hinzugefügt werden.

Freigegebene Ordner von zusätzlichen Postfächern, die mit dem Exchange-Serverkonto verbunden wurden.

Wenn Sie in Outlook 2016 eine Verbindung zu Exchange Server herstellen, gibt es zwei Konnektivitätsmodi: Cached Exchange Mode und Online Mode. Im Cached Exchange-Modus (eine Standardeinstellung für Benutzer) ist Outlook 2016 nicht auf eine konstante Netzwerkverbindung angewiesen, um auf die Informationen der Benutzer zuzugreifen. Allerdings muss Outlook den Exchange-Server direkt kontaktieren, um bestimmte Vorgänge durchzuführen, auch wenn es im Cached Exchange-Modus konfiguriert ist. Bei diesen Vorgängen handelt es sich um das Arbeiten mit freigegebenen Ordnern, die nicht offline verfügbar gemacht wurden, das Einstellen/Ändern/Abbrechen von Abwesenheitsnachrichten, den Zugriff auf öffentliche Ordner, die nicht offline verfügbar gemacht wurden, das Bearbeiten von Regeln und das Wiederherstellen von Rechten für eine rechtegeschützte Nachricht sowie das Wiederherstellen von Richtlinientipps, Mail-Tipps und Frei/Gebucht-Informationen. Wenn Sie Outlook 2016 mit dem Cached Exchange Mode verwenden, ist zu beachten, dass die lokal gespeicherten OST-Dateien der Benutzer 50-80 Prozent größer sein können als die Postfachgröße. Im Cached-Exchange-Modus ist das Format, das Outlook 2016 zum lokalen Speichern von Daten verwendet, weniger platzsparend als das Dateiformat des Servers.

Probleme mit Outlook aufgrund von übergroßen OST-Dateien

Aufgrund einer übergroßen OST-Datei können folgende Probleme mit Ihrem Outlook auftreten:

• Outlook kann das OST-Dateidokument nicht öffnen oder laden
• Das Problem beim Hinzufügen von Daten zu einer bestehenden OST-Datei
• Die Outlook-Anwendung hält möglicherweise an oder stoppt abrupt
• Während des Synchronisierungsvorgangs können Fehlermeldungen erscheinen
• Synchronisationsproblem nicht behoben

Wie kann man die Größe einer OST-Datei reduzieren?

Sie können das in Outlook integrierte Tool zur Postfachbereinigung verwenden, um die Größe des Postfachs und der verschiedenen Ordner anzuzeigen. Dieses integrierte Dienstprogramm kann bei der Suche nach großen oder älteren Nachrichten helfen, die Sie möglicherweise löschen oder in eine PST-Datei exportieren möchten.

Der Hauptgrund für ein übergroßes Postfach ist oft ein großer Ordner “Gelöschte Objekte”. Das Tool “Postfachbereinigung” bietet eine Option zur Anzeige der Größe des Ordners “Gelöschte Objekte” und zum Leeren des Ordners.

Neben dem Leeren der gelöschten Objekte aus Ihrem Postfach gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Größe der OST-Datei zu reduzieren. Sie können die folgenden Methoden ausprobieren:

Methode 1: Komprimieren Sie die OST-Datei, um ihre Größe zu verringern

Wenn Sie Elemente aus Outlook löschen, wird die Größe der OST-Datei nicht verringert. Der Bereich, in dem die Elemente gelöscht wurden, wird zu einem “weißen Bereich”, in dem nichts gespeichert wird.

Durch das Komprimieren der OST-Datei können Sie den Prozess der Dateispeicherung optimieren, ohne Leerräume. Es ist zu beachten, dass es keinen Datenverlust gibt, wenn Sie die OST-Datei komprimieren. Sie können die Datei ganz einfach über die Option in den Outlook-Einstellungen komprimieren.

Methode 2: Wiederherstellung der OST-Datei

Nach einer großen Postfachbereinigung haben Sie die Wahl, ob Sie die Outlook-Anwendung die Outlook-Daten (.OST) ohne Komprimierung neu erstellen lassen oder ob Sie auf die automatische Komprimierung warten. Sie können die OST-Datei auch manuell neu erstellen.

Lesen Sie dazu, wie Sie die OST-Datei in Microsoft Outlook 2007/ 2010/ 2013/ 2016 wiederherstellen.

Methode 3: Anwenden von Synchronisierungsfiltern

In einigen Fällen, in denen gemeinsame Ordner involviert sind, ist es üblich, die neuesten Elemente in diesen Ordnern zu finden und nicht in anderen. Wenn Sie sehr große Ordner haben, gibt es die Möglichkeit, Synchronisierungsfilter zu setzen. Dadurch wird bestimmt, welche Elemente synchronisiert und in der OST-Datei gespeichert werden, da nur die Elemente in den Cache aufgenommen werden, die in letzter Zeit auf der Grundlage des eingestellten Filters empfangen wurden, z. B. Elemente, die in der letzten Woche/im letzten Monat oder an einem anderen angegebenen Datum empfangen wurden.

Synchronisationsfilter können dabei helfen, die zwischengespeicherten Elemente und die Größe der OST-Datei erheblich zu reduzieren.

Methode 4: Sync-Schieberegler anwenden, um die OST-Größe zu reduzieren

In Outlook 2013 und höheren Versionen gibt es eine Funktion “Sync Slider Setting”, die nur die aktuellsten E-Mails zwischenspeichert, z. B. von 1 Monat, 3 Monaten, 6 Monaten oder 1 Jahr, und nicht die gesamte Mailbox.

Wenn Sie Outlook 2013 oder eine höhere Version verwenden, können Sie diese Outlook-Funktion nutzen, um die neuesten E-Mail-Elemente zwischenzuspeichern und die Größe der Outlook-Daten (.OST) zu reduzieren.

Sie können den Sync Slider in Ihrem Outlook wie folgt finden: Datei ->Kontoeinstellungen->Kontoeinstellungen…-> Klick auf E-Mail-> Doppelklick auf Ihr Exchange-E-Mail-Konto.

Lesen Sie mehr, Was ist der Outlook Cached Mode Sync Slider?

Methode 5: Deaktivieren der Zwischenspeicherung von freigegebenen Ordnern

Wenn Sie keinen Offline-Zugriff auf Ihre freigegebenen Ordner wünschen und nicht regelmäßig auf diese Ordner zugreifen, können Sie die Option zum Zwischenspeichern von freigegebenen Ordnern deaktivieren. Außerdem können Sie auch die Option wählen, die freigegebenen E-Mail-Ordner nicht zu cachen. Dies kann helfen, die Größe der OST-Datei zu reduzieren.

Methode 6: Verringern der OST-Dateigröße durch Deaktivieren der Zwischenspeicherung von Favoriten in öffentlichen Ordnern

Wenn die Größe der OST-Datei größer ist als das Postfach, können Sie auch versuchen, die Zwischenspeicherung der Favoriten des öffentlichen Ordners zu deaktivieren. Dazu können Sie die Option zum Deaktivieren der Zwischenspeicherung der Favoriten des öffentlichen Ordners wählen, genau wie bei den gemeinsamen Ordnern.

Methode 7: Versuchen Sie, einige öffentliche Ordner-Favoriten zu entfernen

Wenn Sie die Zwischenspeicherung der Favoriten des öffentlichen Ordners nicht vollständig deaktivieren möchten, können Sie die Option wählen, nur einige Favoriten des öffentlichen Ordners zu entfernen. Außerdem können Sie nur einige Unterordner auswählen, anstatt das Datenvolumen, das zwischengespeichert wird, zu reduzieren.

Methode 8: Archivierungsrichtlinien anwenden, um die Postfachgröße zu reduzieren

Um die Leistung zu verbessern und die Größe des Postfachs zu verringern, können Sie E-Mails mithilfe der Exchange-Archivierungsrichtlinien automatisch aus dem Hauptpostfach in das Archivpostfach verschieben.

Wenn Sie die Archivierungsrichtlinien auf das Postfach eines Benutzers anwenden, werden Nachrichten aus dem primären Postfach nach einem festgelegten Zeitraum automatisch in das Archivpostfach verschoben. Sie können Archivierungsrichtlinien anwenden, indem Sie Aufbewahrungs-Tags erstellen, die die Aufbewahrungsaktion “Ins Archiv verschieben” verwenden.

Zum Abschluss

Das Microsoft Outlook-Postfach vergrößert sich, wenn Sie E-Mails empfangen und Elemente erstellen, wodurch die OST-Datei größer wird als das Postfach. Wenn Sie sich jedoch die Größe der OST-Datei ansehen, werden Sie feststellen, dass sie nicht wirklich die Größe des Postfachs darstellt, sondern auch viele andere Elemente speichert. Dies kann dazu führen, dass die OST-Datei größer ist als das Postfach.

Eine größere oder übergroße OST-Datei kann Probleme bei der Outlook-Leistung verursachen oder ist anfällig für Korruption und andere Probleme. Sie können die Größe der OST-Datei reduzieren, indem Sie die in der pOST angegebenen Methoden befolgen.

Für den Fall, dass die OST-Datei zu groß wird, ist es besser, ein Backup zu erstellen und die Datei im PST-Format zu speichern. Sie können OST in PST konvertieren, da es leicht an andere Speicherorte verschoben und in jedes andere Outlook-Konto importiert werden kann.

Um eine große OST-Datei in PST zu konvertieren, benötigen Sie ein spezialisiertes OST zu PST Konverter-Tool wie Stellar Converter for OST.

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Über den Autor

Himanshu Shakya

Himanshu is a Tech Enthusiast and Blogger at Stellar, with expertise in data recovery solutions and a keen interest in emerging technologies. Fluent in Japanese, he brings a diverse skill set to his role, contributing to global tech conversations. Outside of work, Himanshu enjoys playing chess, sharpening his strategic thinking and problem-solving skills in his spare time.