Methoden zum Exportieren von öffentlichen Ordnern von Exchange 2013/2016 in PST”

Öffentliche Ordner in Exchange sind eine großartige Möglichkeit, Informationen für ein Team von Benutzern freizugeben, wodurch die gemeinsame Nutzung von Daten erleichtert wird. Man kann einen Öffentlichen Ordner per E-Mail aktivieren und ihm eine E-Mail-Adresse zuweisen, so dass er Teil einer Verteilergruppe werden kann. Öffentliche Ordner können Dinge wie Kalender, Journal, E-Mails, Notizen und Vorlagen enthalten.

Diese Ordner können einfach über Outlook oder den Web-Zugang eingesehen und geändert werden. Öffentliche Ordner gibt es schon lange in Exchange Server, und jetzt werden sie in Office 365 durch die Verwendung von Office 365 Group und Microsoft Teams eingeführt. Wenn Sie auf Office 365 umsteigen möchten, sollten Sie sich unbedingt Office 365 Groups mit Microsoft Teams, Planner, gemeinsamem Kalender, E- Mails und Notizen ansehen. Microsoft setzt auf Teams als Drehscheibe für die Zusammenarbeit zwischen den Nutzern.

Methoden zum Exportieren von öffentlichen Ordnern von Exchange 2013/2016 in PST”

Für Exchange-Administratoren ist es ein Alptraum, wenn Unternehmen auf Office 365 migrieren müssen, und niemand kann es ihnen verdenken, denn das Exportieren und Migrieren öffentlicher Ordner ist nicht einfach, vor allem, wenn sie alle Daten zu Microsoft Teams und Office 365 Groups migrieren müssen. Öffentliche Ordner von Exchange Server werden täglich auf Band, Laufwerken oder in der Cloud gesichert, und um sie wiederherzustellen, ist es recht einfach, die EDB-Datei wiederherzustellen. Mit dem PowerShell-Cmdlet New-MailboxExportRequest können wir jedes Postfach in eine PST-Datei exportieren, aber leider gibt es in Exchange 2013 und 2016 immer noch keinen Exportbefehl für öffentliche Ordner. Um einen Öffentlichen Ordner zu exportieren, gibt es zwei Möglichkeiten, und im Folgenden werden wir beide untersuchen.

Outlook verwenden

Zunächst einmal müssen Sie einen Computer mit Outlook 2013 oder 2016 einrichten, der über gute technische Daten und ausreichend freien Speicherplatz verfügt. Nachdem die Voraussetzungen installiert wurden und sowohl der Computer als auch Microsoft Office vollständig aktualisiert wurden, müssen wir Outlook mit einem Benutzer einrichten, der volle Berechtigungen auf die zu exportierenden öffentlichen Ordner hat.

Die öffentlichen Ordner sind beim Öffnen von Outlook zu sehen. Vergewissern Sie sich, dass Sie Zugriff auf sie haben.

• Klicken Sie auf Datei und Öffnen & Exportieren.

• Klicken Sie auf Import/Export.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche In Datei exportieren und dann auf die Schaltfläche Weiter.

• Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (. pst) und dann auf Weiter

• In diesem Bildschirm müssen Sie den öffentlichen Ordner auswählen, den Sie exportieren möchten. Dabei ist zu beachten, dass Sie nicht mehrere Ordner auswählen können. Sie können nur einen Ordner oder alle Ordner exportieren.

Wenn Sie alle öffentlichen Ordner exportieren möchten, klicken Sie auf den Stamm “Öffentliche Ordner”. Eine kleine Warnung zum Exportieren aller Postfächer auf einmal. Je nach Größe Ihrer Öffentlichen Ordner würde ich den Export der Postfächer einzeln überdenken, damit Sie den Exportvorgang nicht von Grund auf neu starten müssen, wenn Outlook abstürzt, und da es keine Fortschrittsinformationen gibt, wissen Sie am Ende nicht, was exportiert wurde oder nicht. Eine weitere Sache, wenn Sie alle auf einmal exportieren, könnten Sie mit einer riesigen PST-Datei enden, die anfällig für Korruption und Probleme sein würde. In Outlook 2013, 2016 und sogar im neuen Office 2019 ist die Größe einer PST-Datei auf 50 GB begrenzt.

Das Dilemma besteht also darin, dass Sie, wenn Sie beispielsweise einen Öffentlichen Ordner mit mehr als 50 GB haben, eine Möglichkeit brauchen, diesen aufzuteilen, und dass es bei einem Öffentlichen Ordner von 100 GB oder mehr schwierig wird, da Sie nicht wissen können, wie groß jeder Ordner sein wird, da er in der Datenbank 10 GB groß sein könnte, beim Export in die PST-Datei aber größer sein wird. Wenn Sie also einen Öffentlichen Ordner exportieren, der diese Grenze überschreitet, haben Sie ein großes Problem, das Ihnen viel Kopfzerbrechen bereiten würde. Dann importieren Sie sie Jahr für Jahr in Ihren neuen Exchange Server oder Office 365. Um die Filteroptionen zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter.

• In diesem Fall werden alle geänderten Elemente am und nach dem ersten Januar 2019 exportiert. Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen aktiviert ist, und klicken Sie auf Weiter.

• Wählen Sie das Ziel der PST-Datei aus und klicken Sie auf Fertig stellen. In der letzten Eingabeaufforderung werden Sie aufgefordert, ein optionales Kennwort hinzuzufügen. Wenn Sie kein Kennwort angeben möchten, klicken Sie einfach auf OK.

Dadurch wird der Exportvorgang gestartet. Allerdings kann es zu Problemen mit der Leistung des Exchange Servers kommen, da der Export auf diesen Rechner und den Rechner selbst stark belastet wird. Outlook neigt dazu, sich bei großen Exporten oder Importen entweder aufzuhängen oder abzustürzen, so dass Sie möglicherweise Ihren Export neu starten müssen, und wenn das Problem weiterhin besteht, können Sie Ihren Datumsbereich anpassen, um die Größe zu verringern oder den Export auf Ihrer lokalen Outlook-Installation zu erschweren.

Verwendung von Stellar Konverter für EDB

Stellar Converter for EDB ist eine spezialisierte Anwendung, die leicht und effizient exportieren kann jede Art von Daten aus einer EDB-Datei einschließlich der öffentlichen Ordner ohne die Verwendung von Outlook oder Komplexität bei der Handhabung jeder Größe von PST und öffentliche Ordner.

Diese EDB zu PST Konverter-Anwendung ist in wenigen Minuten installiert und nach dem Anhängen der EDB-Datei oder dem direkten Anschluss an einen Live-Exchange- Server können Sie sofort loslegen.

Nachdem Sie die Datenbank angehängt und einen schnellen Scan durchgeführt haben, können Sie die Postfächer und öffentlichen Ordner durchsuchen und nach Belieben mit mehreren Filtern in PST- und andere Formate exportieren. Sie können auch direkt auf einen Live Exchange Server oder einen Office 365-Mieter exportieren, mit einem Knopfdruck, mühelos und einfach.

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Über den Autor

Eric Simson

Eric Simson is an Email Platform Consultant and is associated with Stellar Data Recovery from last 6 years. He writes about the latest technology tips and provides custom solutions related to MS Outlook, MS Exchange Server, Office 365, and many other Email Clients & Servers.