Die OST-Datei hat die maximale Größe erreicht

OST oder Offline Storage Table ist eine Replik des Benutzerpostfachs auf dem Exchange-Server. Die Datei wird lokal auf dem System gespeichert und synchronisiert die in Outlook vorgenommenen Änderungen mit dem Benutzerpostfach auf dem Server. Wenn die Größe der OST-Datei zunimmt und den Schwellenwert oder die auf dem System konfigurierte Dateigrößengrenze erreicht, kann die Fehlermeldung OST-Datei hat die maximale Größe erreicht erscheinen.

Die Fehlermeldung kann auch erscheinen, wenn die Größe der OST-Datei die konfigurierte Grenze für die Postfachgröße auf dem Exchange-Server erreicht. In solchen Fällen werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen nicht gespeichert oder die von Ihnen gesendeten E-Mails nicht versendet. Außerdem erhalten Sie keine neuen E-Mails mehr und haben mit verschiedenen anderen Problemen zu kämpfen, bis Sie den Fehler behoben haben. 

Wie behebt man den Fehler “OST hat die maximale Größe erreicht”?

Eine Möglichkeit zur Behebung des Fehlers besteht darin, den Exchange-Administrator zu bitten, die Postfachgröße zu erhöhen. Sobald die Postfachgröße erhöht wird, sollte der Fehler wahrscheinlich behoben sein. Allerdings wird der OST-Fehler bald erscheinen, wenn die neue Grenze erreicht ist.

Wenn Sie jedoch die Größe der OST-Datei kontrollieren, ist es nicht notwendig, die Postfachgröße zu erhöhen. Daher haben wir einige Methoden vorgestellt, die Ihnen helfen, die Größe der OST-Datei zu reduzieren und dieses Problem zu beheben.

Methode 1: OST-Datei komprimieren, um die Größe zu reduzieren

Outlook verfügt über eine Option zum Komprimieren von OST- und PST-Dateien, die die OST- oder PST-Datei komprimiert und die Dateigröße verringert. Die Schritte sind wie folgt,

• Löschen Sie alle Objekte, die Sie nicht behalten möchten, und leeren Sie den Ordner Gelöschte Objekte
• Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen >Kontoeinstellungen
• Wählen Sie auf der Registerkarte Datendateien die OST-Datendatei aus, die Sie komprimieren möchten
• Klicken Sie auf Einstellungen> Erweitert > Outlook Datendatei-Einstellungen…
• Klicken Sie auf Jetzt kompaktieren und dann auf OK

Dadurch wird die OST-Datei bis zu einem gewissen Grad komprimiert und das Problem kann vorübergehend gelöst werden.

Methode 2: Posteingang aufräumen

Um das Problem langfristig zu beheben, können Sie Ihr Postfach bereinigen. Bei dieser Methode müssen Sie jedoch ältere E-Mails löschen. Die Schritte sind wie folgt,

• Klicken Sie auf Datei> Info und klicken Sie neben Postfachbereinigung auf Bereinigungstools
• Klicken Sie auf die Option Mailboxbereinigung…
• Sie können die aktuelle Postfachgröße, die in der lokalen OST-Datei und auf dem Server gespeichert ist, anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche “Postfachgröße anzeigen…” klicken.
• Geben Sie die Anzahl der Tage ein, um die älteren E-Mails zu finden und zu löschen, um die Größe der OST-Datei und des Postfachs auf dem Server zu reduzieren.
• Sie können auch Elemente suchen, die größer sind als, den Ordner “Gelöschte Objekte” leeren, die Größe der gelöschten Objekte anzeigen, die Größe der Konflikte anzeigen oder die Konflikte leeren, um die Größe der OST-Datei zu reduzieren.

Außerdem können Sie nach großen E-Mails suchen, alle Anhänge herunterladen und dann die Anhänge aus den E-Mails entfernen, um die Größe der OST-Datei zu verringern.

Methode 3: Verwenden Sie den Registrierungsschlüssel, um die Größenbeschränkung für OST-Dateien zu konfigurieren

Wenn Sie ältere E-Mails nicht löschen oder Anhänge aus E-Mails entfernen möchten, gibt es eine Alternative: Sie können die Größenbeschränkung für OST-Dateien über die Registrierung neu konfigurieren, indem Sie die Einträge und Werte des Registrierungsschlüssels ändern. Es gibt vier Registrierungseinträge, die Sie bearbeiten können, um die maximale Größe von OST-Dateien zu bestimmen,

• MaxLargeFileSize und WarnLargeFileSize
  
  Damit können Sie die Größenbeschränkung für Unicode-formatierte OST-Dateien auf maximal 50 GB für Outlook 2010 und höher oder 20 GB für Outlook 2007 und 2003 festlegen
  
• MaxFileSize und WarnFileSize
  
  Bezieht sich auf die Größenbeschränkung für ANSI-formatierte OST-Dateien auf maximal 2 GB (Outlook 2000)
  
  Im Folgenden finden Sie die Standardwerte und den gültigen Bereich für ANSI- und Unicode-formatierte OST-Dateien, die Sie ändern können.

Für Outlook 2019, 2016, 2013 and 2010

Um die neue Größenbeschränkung für OST-Dateien festzulegen oder neu zu konfigurieren, können Sie diese Anleitung auf der Microsoft-Support-Seite lesen.  

Methode 4: Verschieben von E-Mails aus OST in PST oder einen Archivordner

Anstatt ältere E-Mails zu löschen, können Sie sie in eine lokale PST-Datei oder einen persönlichen Ordner verschieben. Auf diese Weise können Sie die OST-Größe erheblich reduzieren und gleichzeitig alle E-Mails intakt lassen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus,

• Gehen Sie in Outlook 2013 zu Datei > Bereinigungstools > Archiv. In Outlook 2016 oder 2019 gehen Sie zu Datei > Info > Tools > Alte Elemente bereinigen
• Wählen Sie dann die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren
• Wählen Sie einen Ordner aus der Liste für die Archivierung aus.
• Wählen Sie dann das Datum “Elemente archivieren älter als:”.
• Klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Speicherort zu wählen, und klicken Sie auf OK

Sie können auch einen neuen Ordner in Outlook erstellen und alle E-Mails mit großen Anhängen in diesen Ordner verschieben. Anschließend archivieren Sie den Ordner wie oben beschrieben. Auf diese Weise können Sie die Größe der OST-Datei verringern und große E-Mail-Elemente behalten.

Außerdem können Sie nun, da der Archivordner erstellt ist, weitere Elemente manuell in diesen Ordner verschieben, um die Größe der OST-Datei zu kontrollieren.

Es ist jedoch wichtig, dass Sie beachten, dass die Archive in einem persönlichen Ordner oder im PST-Format gespeichert werden. Wenn Sie immer mehr Elemente in den Archivordner verschieben, wird die PST-Datei immer größer, was zu einer Beschädigung der PST-Datei und zu Datenverlust führen kann.

Sie können also entweder mehrere Archivordner erstellen, um die Größe der PST-Datei unter Kontrolle zu halten, oder einen OST-zu-PST-Dateikonverter wie Stellar Converter for OST verwenden, um die Größe der OST-Datei zu reduzieren, ohne das Risiko einer PST- oder Datenbeschädigung einzugehen.

Stellar Converter for OST hilft Ihnen, die OST-Datei in PST mit 100%iger Präzision und Integrität zu konvertieren. Nach dem Scannen der OST-Datei können Sie die E-Mail-Elemente oder E-Mail-Ordner auswählen und sie in einer PST-Datei speichern. Es bietet Ihnen Filteroptionen, mit denen Sie große oder ältere E-Mails filtern und in einer PST-Datei speichern können. Beim Speichern der PST-Datei bietet es die Möglichkeit, die PST-Datei zu komprimieren oder aufzuteilen, um die Größe der PST-Datei zu reduzieren und jegliche Beschädigung zu vermeiden.

Anschließend können Sie die PST-Datei zu Ihrem Outlook-Konto hinzufügen und auf alle E-Mails mit Anhängen zugreifen.

Schlussfolgerung

Wenn die OST-Datei die maximale Größe erreicht, können Benutzer nicht mehr auf ihr Outlook-E-Mail-Konto zugreifen und die Kommunikation wird eingeschränkt. Um dies zu beheben, können Sie die vorgeschlagenen manuellen Methoden befolgen, um die Größe der OST-Datei zu reduzieren. Sie können auch OST in PST konvertieren, indem Sie ein professionelles OST zu PST Konvertierungstool verwenden. Die Software bietet die Möglichkeit, die PST-Datei zu teilen und zu komprimieren. Dies hilft, die PST-Größe in Grenzen zu halten, da PST-Dateien dazu neigen, beschädigt oder beschädigt zu werden, wenn sie größer werden. Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, hinterlassen Sie einen Kommentar oder besuchen Sie unsere Seite Selbsthilfe & Support.

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Über den Autor

Eric Simson

Eric Simson is an Email Platform Consultant and is associated with Stellar Data Recovery from last 6 years. He writes about the latest technology tips and provides custom solutions related to MS Outlook, MS Exchange Server, Office 365, and many other Email Clients & Servers.