Post Office Protocol 3 o POP3 es la tercera revisión del protocolo de recuperación de correo electrónico Post Office Protocol (POP) introducido en 1985 para recibir correos electrónicos del servidor de correo. POP3 permite a los usuarios recibir correos electrónicos del servidor en un único dispositivo y, a continuación, elimina los correos de la carpeta Bandeja de entrada del servidor. No hay sincronización y los usuarios no pueden acceder a los mismos correos en varios dispositivos. Por tanto, el protocolo es apto para usuarios que utilizan un único dispositivo, como un PC o un portátil, para acceder a los correos electrónicos.
El Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet o IMAP es uno de los protocolos de recuperación de correo electrónico más utilizados, que sirve para recibir correos electrónicos del servidor de correo. La última versión en uso es IMAP4. IMAP almacena una copia local de sus elementos de correo recientes en una máquina local. Sin embargo, también almacena todos sus correos electrónicos y elementos de correo en el servidor y, por lo tanto, requiere más almacenamiento.
Pero a diferencia de POP3, los usuarios de IMAP pueden acceder a los mismos correos desde varios dispositivos. Tras la sincronización, los correos no se borran del servidor. Si realizas algún cambio en tu cuenta de correo IMAP, los cambios se sincronizan entre la máquina local y el servidor de correo.
Cuando se configura un correo POP3 en Outlook, el cliente crea un archivo PST local para almacenar los correos electrónicos y otros elementos de correo. Para IMAP, Outlook crea una caché local o un archivo de tabla de almacenamiento sin conexión (.OST).
En caso de que haya estado utilizando Outlook con IMAP durante un tiempo y desee cambiar o migrar al servidor de correo POP3, hay un proceso paso a paso para cambiar su perfil de correo electrónico de Outlook de IMAP/MAPI a POP (POP3) para evitar la pérdida de datos.
En esta guía, aprenderá los pasos para convertir o cambiar su Outlook configurado con perfil IMAP/MAPI a POP3 sin perder ningún elemento de correo.
Razones para cambiar una cuenta IMAP/MAPI a POP3
Hay varias razones por las que alguien querría cambiar una cuenta de correo IMAP/MAPI a POP3 en Microsoft Outlook.
- Razones de seguridad: La organización no quiere o no permite que los usuarios accedan a los correos electrónicos desde múltiples dispositivos para la seguridad de los datos. Por lo tanto, pueden desactivar el acceso IMAP para ciertos o todos los usuarios y sólo permitir el protocolo de recuperación de correo electrónico POP3 para acceder a los correos electrónicos en un solo dispositivo.
- Acceso a los correos electrónicos cuando se está desconectado: La cuenta POP3 almacenará todos tus correos, incluidos los adjuntos, en la máquina local. Por lo tanto, siempre puede acceder a todos sus correos electrónicos y elementos de correo en cualquier momento, incluso si el sistema está fuera de línea.
- Reduce la carga del servidor: A diferencia de IMAP, POP3 no aumenta ninguna carga en el servidor.
- Almacenamiento limitado del buzón: POP3 no requiere un gran espacio de almacenamiento en el buzón, ya que obtiene los correos electrónicos del servidor y elimina del servidor la copia del correo recibido, lo que ayuda a evitar errores de envío/recepción debidos a que el buzón está lleno o al poco espacio disponible.
- Rendimiento de Outlook: IMAP también es complejo en comparación con POP3. Puede encontrar problemas de sincronización y rendimiento en Outlook si la caché local o archivo OST se hace más grande.
¿Cómo cambiar de una cuenta IMAP a POP (POP3)?
Para cambiar o migrar su cuenta de correo Outlook y los datos de su buzón de IMAP/MAPI a POP3, su servidor de correo debe soportar el protocolo de recuperación de correo POP3. Puede cambiar su cuenta de IMAP predeterminado a POP3 mientras configura o añade una cuenta de correo electrónico en Outlook eligiendo la opción “Configuración manual o tipos de servidor adicionales“. Pero antes debe hacer una copia de seguridad de sus elementos de correo desde el servidor de correo IMAP.
Si el perfil de correo electrónico IMAP sigue activo, puede utilizar el asistente de importación/exportación de Outlook para exportar todos los elementos de correo a PST como copia de seguridad. A continuación, puede importar este PST en la cuenta de correo electrónico POP3 de Outlook y restaurar todos los elementos de correo.
Sin embargo, si el perfil no está activo o ya no tiene acceso a su cuenta de correo IMAP, no podrá exportar o hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos mediante el asistente de importación/exportación. En tal caso, el OST queda huérfano. Pero aún puede extraer todos sus correos electrónicos, archivos adjuntos, contactos, etc. de su archivo de caché local (.OST) y guardarlos en formato PST utilizando una herramienta de conversión de OST a PST, como Stellar Converter for OST.
La herramienta también recupera elementos de correo eliminados y proporciona una opción para exportar los correos electrónicos y otros elementos de correo extraídos de archivos OST inaccesibles, huérfanos o inconsistentes a Office 365 o Exchange en vivo directamente.
Para ello, necesitará el archivo OST vinculado a su cuenta IMAP. Siga estos pasos para encontrar y copiar el archivo OST para la conversión.
- Cierre Outlook y abra el “Panel de control“.
- Vaya a “Cuentas de usuario” y haga clic en “Correo“.
- Haga clic en “Archivos de datos“.
- Haz clic en tu cuenta de correo electrónico añadida como IMAP y, a continuación, en “Abrir ubicación de archivo“.
- Copie el archivo OST en otra ubicación. El archivo contiene todos sus correos electrónicos y otros elementos de correo. Puede utilizarlo más tarde para restaurar cualquier elemento de correo que falte después de cambiar la cuenta de correo electrónico de IMAP a POP3.
Si no puede encontrar la ubicación del archivo OST siguiendo los pasos anteriores, pulse Windows + R, escriba %localappdata%/Microsoft/Outlook y pulse la tecla Intro o haga clic en Aceptar.
A continuación, instale Stellar Converter for OST y utilice el software para convertir el archivo OST huérfano a formato PST.
Pasos para cambiar el perfil IMAP a POP3
Una vez tengas la copia de seguridad de todos tus correos, sigue estos pasos para configurar la cuenta de correo POP3 en Outlook.
- Cierre Outlook y abra el “Panel de control“.
- Vaya a “Cuentas de usuario” y haga clic en “Correo“.
- Haga clic en “Mostrar perfiles“. Verás tu perfil de correo electrónico que ya está configurado como IMAP.
- Seleccione el perfil y haga clic en “Eliminar“.
- Haga clic en “Sí” para confirmar la eliminación.
- A continuación, haz clic en “Añadir“. Escribe el nombre del perfil y haz clic en “Aceptar“. Se abrirá la ventana Añadir cuenta para configurar tu cuenta de correo electrónico.
- Elija la opción “Configuración manual o tipos de servidores adicionales” y haga clic en Siguiente.
- Elige la opción “POP o IMAP” y haz clic en “Siguiente“.
- Introduzca su ‘Nombre’, ‘Dirección de correo electrónico’, elija ‘POP3′ en ‘Tipo de cuenta’, y escriba el ‘Servidor de correo entrante’ y el ‘Servidor de correo saliente (SMTP)’ A continuación, introduzca el ‘Nombre de usuario’ (normalmente su correo electrónico), y la contraseña. A continuación, seleccione “Nuevo archivo de datos de Outlook“.
- Haz clic en “Más ajustes” y ve a la pestaña “Avanzado”. Aquí tienes que introducir los números de puerto del servidor de entrada y de salida. En el caso de Gmail, son 995 y 587. Aumenta también el tiempo de espera del servidor a 5 minutos. Puedes ponerte en contacto con el administrador de tu servidor de correo para obtener estos datos.
- Haga clic en “Aceptar” y, a continuación, en “Siguiente“.
- Esto configurará su cuenta de correo electrónico en POP3. Si recibe algún error, asegúrese de que POP está activado en el servidor de correo para su perfil de correo electrónico.
Cuando la cuenta de correo electrónico está configurada como POP3, Outlook recibirá todos los correos electrónicos de su servidor y los almacenará en un archivo local de tabla de almacenamiento personal (PST).
A continuación, vaya a Archivo > Abrir y Exportar > Importar/Exportar. Se abrirá el asistente de importación de PST.
Utilice el asistente para importar el archivo PST de copia de seguridad para restaurar todos sus elementos de correo.
Conclusión
Cambiar la cuenta IMAP/MAPI a POP3 sólo es posible cuando el servidor de correo admite el protocolo de recuperación de correo POP3. A veces, el servidor de correo sí admite POP3, pero debe estar habilitado para que los usuarios configuren, agreguen o cambien su cuenta IMAP a POP3 en el cliente Microsoft Outlook. El artículo analiza los pasos para cambiar de perfil de correo electrónico IMAP existente a POP3 en Outlook 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y 2021. Siguiendo estos pasos, puede convertir su cuenta IMAP a POP3, lo que ayuda a reducir la carga del servidor. Tenga en cuenta que su caché local o archivo OST vinculado a su cuenta IMAP queda huérfano cuando elimina el perfil. Sin embargo, puede extraer los elementos de correo de dichos archivos OST huérfanos o inaccesibles y guardarlos en formato PST importable de Outlook utilizando una herramienta de conversión de OST a PST mencionada en el artículo.
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