Quando viene creato un profilo sul server di posta elettronica, ad esempio Exchange, l’amministratore assegna la dimensione predefinita della casella di posta per ogni utente dell’organizzazione. Quando Outlook raggiunge il limite di dimensione della casella di posta, inizia a visualizzare messaggi di avviso, come “La casella di posta è quasi piena” o “Quota superata”.
In questi casi, gli utenti possono eliminare i messaggi di posta elettronica e gli allegati di grandi dimensioni o archiviare i messaggi più vecchi in un file PST. L’eliminazione o l’archiviazione degli elementi di posta elettronica riduce le dimensioni del file di dati di Outlook e rimuove il messaggio di avviso “Casella postale di Outlook piena”. Tuttavia, è stato osservato che alcuni utenti continuano a visualizzare il messaggio Outlook mailbox is full anche dopo aver eliminato i messaggi di posta elettronica.
Se si verifica questo errore anche dopo aver eliminato e archiviato le e-mail, seguire i metodi illustrati di seguito per risolverlo.
Attenzione: Prima di procedere, eseguire il backup degli elementi di posta elettronica in PST tramite la procedura guidata di importazione ed esportazione di Outlook.
Metodo 1: svuotare la cartella degli elementi eliminati o del cestino
Quando si eliminano i messaggi di posta elettronica dall’account di Outlook, questi vengono spostati nella cartella “Elementi eliminati” o “Cestino”. Pertanto, per gestire le dimensioni della casella di posta elettronica, è necessario eliminare i messaggi dalla casella in modo permanente. A tale scopo, è possibile configurare Outlook per svuotare automaticamente la cartella “Posta eliminata” o “Cestino” dopo un certo periodo di tempo oppure svuotare manualmente la cartella “Posta eliminata” o “Cestino”.
Nota: se è stato configurato un account Exchange, Outlook.com o Office 365, Outlook visualizza la cartella “Posta eliminata”. Tuttavia, se è stato configurato Gmail o qualsiasi altro account di posta elettronica, la cartella è denominata “Cestino”.
I passaggi per eliminare definitivamente le e-mail e ridurre le dimensioni della casella di posta elettronica sono i seguenti:
- In Outlook, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella “Elementi eliminati” o “Cestino” e scegliere “Svuota cartella”.
- Svuotare la cartella degli elementi eliminati
In questo modo si svuota la cartella “Posta eliminata” e si rimuovono definitivamente gli elementi di posta. Ora è possibile controllare le dimensioni della casella di posta elettronica. Il messaggio Outlook mailbox full non dovrebbe apparire.
È possibile configurare le impostazioni per automatizzare questo processo seguendo i seguenti passaggi:
- Spostarsi su File > Opzioni e fare clic su “Avanzate”.
- Fare clic sulla casella di controllo “Svuota la cartella Posta eliminata all’uscita” in “Avvio ed uscita di Outlook”.
- Cartella vuota Scorrere la schermata delle opzioni “Avanzate” e fare clic sulla casella di controllo “Richiedi conferma prima di eliminare definitivamente gli elementi”.
D’ora in poi, Outlook chiederà automaticamente all’utente, quando esce da Outlook, di svuotare la cartella “Elementi eliminati”.
Metodo 2: Pulire la casella di posta elettronica
È inoltre possibile ripulire la casella di posta elettronica per gestirne le dimensioni e risolvere l’errore di casella di posta piena di Outlook. È possibile utilizzare l’opzione Pulizia della cassetta postale per controllare le dimensioni della cassetta, trovare/filtrare i messaggi di posta elettronica più vecchi di una data specifica o in base alle dimensioni, archiviare gli elementi di posta, visualizzare le dimensioni della cartella Posta eliminata e svuotare o eliminare le cartelle Posta eliminata e Conflitti.
I passaggi sono i seguenti:
- Andate su File > Strumenti e selezionate “Pulizia della casella di posta”.
Trovare eliminare le e-mail di grandi dimensioni È possibile utilizzare l’opzione Archiviazione automatica per spostare automaticamente le vecchie e-mail in un archivio (.PST), che può essere aperto e consultato localmente. Questo può aiutare a liberare in modo significativo lo spazio di archiviazione della cassetta postale e a risolvere il messaggio di errore.
Si può anche scegliere “Svuota cartella elementi eliminati” per svuotare la cartella e liberare spazio nella cassetta postale.
Inoltre, l’opzione Pulisci i vecchi elementi… aiuta a ripulire la casella di posta elettronica spostando manualmente i messaggi più vecchi nell’archivio.
Pulire i vecchi oggetti
Metodo 3: Dividere o comprimere il file di dati OST di Outlook
È anche possibile dividere un file OST sovradimensionato in più file PST più piccoli in base all’intervallo di date o alle dimensioni per gestire le dimensioni della casella di posta. Estraendo gli elementi di posta da un file OST di grandi dimensioni in PST, è possibile liberare lo spazio di archiviazione della cassetta postale, ridurre il rischio di corruzione di OST/PST e accedere alle cassette postali localmente dai file PST. È anche possibile ridurre le dimensioni della cassetta postale comprimendo o compattando i file OST di grandi dimensioni utilizzando uno strumento di conversione da OST a PST, come Stellar Converter for OST – Technician.
Il software offre opzioni per dividere o compattare i file OST di grandi dimensioni, riducendo così in modo significativo le dimensioni della cassetta postale. Separa gli allegati dal file OST di grandi dimensioni in una cartella diversa e salva le e-mail e altri elementi di posta elettronica, come contatti, attività, note, ecc. in un file PST. Gli allegati sono collegati dinamicamente e quindi gli utenti possono accedere agli allegati direttamente dalle e-mail senza alcun problema.
Ciò consente di ridurre le dimensioni della cassetta postale senza eliminare gli elementi di posta elettronica o compromettere le prestazioni e le funzionalità di Outlook. Inoltre, è possibile aprire il file di dati di Outlook convertito in Outlook per ripristinare gli elementi di posta.
Altri modi per risolvere il problema della casella di posta elettronica di Outlook piena (via OWA)
Per risolvere il messaggio Quota Exceeded o Mailbox Full è possibile utilizzare i seguenti metodi in OWA.
Spazzare via i messaggi dalla posta in arrivo
È possibile eliminare i messaggi indesiderati dalla cartella Posta in arrivo o Archivio di Outlook per liberare spazio nella casella di posta elettronica. L’opzione Sweep consente di eliminare tutti i messaggi più vecchi di 10 giorni provenienti da un determinato mittente e di conservare solo i messaggi più recenti.
Per controllare la cartella Posta in arrivo o Archivio, aprire il messaggio e fare clic su “Controlla“.
Spazzare le mail di Outlook
Salvare gli allegati in OneDrive
Il salvataggio degli allegati in OneDrive può aiutare a conservare la memoria della cassetta postale ed evitare i messaggi “Cassetta postale piena” o “Quota superata”. La procedura è la seguente:
Fare clic su Filtro > Ordina per e selezionare “Dimensione“.
Filtrare le e-mail in base alle dimensioni
Aprite il messaggio e fate clic sull’opzione “Salva in OneDrive” sotto l’allegato.
Una volta che l’allegato è stato salvato su OneDrive, eliminatelo definitivamente con i tasti Maiusc+Canc.
Eliminare le e-mail contenenti foto o file
Per eliminare le e-mail contenenti foto o file, è necessario aprire manualmente l’e-mail ed eliminare i file. Quindi svuotare la cartella “Posta eliminata”.
Suggerimento per gli amministratori
A volte, la falsa notifica di casella postale di Outlook piena può essere visualizzata anche dopo l’eliminazione degli elementi di posta. Per verificare se si tratta di una falsa notifica e risolverla, gli amministratori possono eseguire il cmdlet Get-MailboxStatistics in Exchange Server.
Get-MailboxStatistics alias | fl StorageLimitStatus
È anche possibile accedere a EAC > destinatari e controllare la quota di archiviazione della cassetta postale. Se non è piena, disattivare la modalità Cached Exchange nel profilo di Outlook ed eliminare il file OST dalla posizione predefinita.
Riavviare Outlook e attivare la modalità Cached Exchange.
Conclusione
Se la casella di posta elettronica di Outlook è piena, provare a eliminare i messaggi di posta elettronica vecchi o di spam/spazzatura dalla casella di posta elettronica di Outlook. Questo può aiutare a gestire le dimensioni della casella di posta elettronica e a risolvere il messaggio di errore della casella di posta elettronica di Outlook piena. Tuttavia, l’errore di casella di posta elettronica di Outlook piena dopo l’eliminazione dei messaggi di posta elettronica può apparire perché Outlook non elimina immediatamente gli elementi di posta. Invece, li sposta nella cartella Posta eliminata o Cestino. Pertanto, è necessario svuotare la cartella Posta eliminata o Cestino per risolvere l’errore di casella di posta elettronica di Outlook piena.
Tuttavia, è possibile gestire le dimensioni della casella di posta elettronica di Outlook senza eliminare un singolo messaggio. A tale scopo, è necessario uno strumento di conversione da OST a PST, come Stellar Converter for OST – Technician. È in grado di dividere i file OST di grandi dimensioni in file PST multipli più piccoli in base alla data o alla dimensione. È anche possibile compattare il file OST utilizzando il software e archiviare separatamente le e-mail e gli allegati.
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