Wie speichert man Lotus Notes-E-Mails auf der Festplatte auf einfache Weise?

Wie speichert man Lotus Notes-E-Mails auf einfache Weise auf der Festplatte?

IBM Lotus Notes (jetzt HCL Notes genannt) ist eine beliebte und sichere E-Mail-Client-Anwendung, die von Unternehmen und Geschäftsanwendern für ihre Nachrichtenübermittlung und Kalender verwendet wird. Alle Mailbox-Daten, wie E-Mails und andere Mail-Elemente, sind in der Notes Storage Table (NSF) Datei gespeichert. Manchmal müssen Sie jedoch eine Kopie Ihrer E-Mails auf einer Festplatte speichern, um ihre Verfügbarkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten.

Betrachten wir nun einige Anwenderszenarien, in denen die Notwendigkeit erörtert wird, Lotus Notes-E-Mails auf einer Festplatte zu speichern:

Szenario 1: “Unser Unternehmen hat mehr als 100 Mitarbeiter und stapelweise NSF-Postfächer von Benutzern, die das Unternehmen verlassen haben und die wir vom Lotus Notes-E-Mail-Client auf Microsoft Outlook übertragen wollen. Wir suchen daher nach einer sicheren Möglichkeit, unsere Notes-E-Mails und andere Postfachdaten auf einer Festplatte zu speichern. Kann jemand einen einfachen und schnellen Weg vorschlagen, um Daten aus der Notes-Datenbank auf der Festplatte zu speichern?

Szenario 2: “Bevor ich alle meine Lotus Notes-E-Mails auf einen anderen Rechner verschiebe, möchte ich die Lotus Notes-E-Mails auf einer Festplatte sichern. Kann mir jemand sagen, wie ich den Sicherungsprozess am besten und einfachsten durchführen kann”?

Andere Gründe, warum Sie Notes-E-Mails auf die Festplatte kopieren müssen

Sichern von Daten: Manchmal müssen Sie Lotus Notes-Daten auf einen anderen E-Mail-Client oder einen anderen Rechner migrieren. Es wird dringend empfohlen, die Daten vor der Migration zu sichern und die E-Mails in verschiedenen Formaten wie PDF, PST und CSV auf der Festplatte zu speichern, um Datenverluste zu vermeiden. Wenn etwas schief geht, können Sie die Daten aus der Sicherungskopie wiederherstellen.

Verfügbarkeit und Zugänglichkeit der Daten: Wenn Lotus Notes nicht mehr reagiert oder nicht mehr zugreifbar ist, haben Sie immer noch Zugriff auf Ihre wichtigen E-Mails, die auf Ihrer Festplatte gespeichert sind.

Methoden zum Speichern von Lotus Notes-E-Mails auf der Festplatte

Hier werden wir einige Methoden besprechen, die das Speichern von E-Mails aus der Notes-Datenbank auf der Festplatte vereinfachen.

Manuelle Methoden zum Speichern von Lotus Notes-E-Mails

Methode 1 – Lotus Notes-E-Mails archivieren

• Sie können Lotus Notes-E-Mails auf der lokalen Festplatte archivieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
• Öffnen Sie Lotus Notes, klicken Sie auf Aktion > Archivieren > Kriterien erstellen.
• Kriterien für das Lotus Notes-Archiv auswählen
• Abbildung 1 – Kriterien für das Lotus Notes-Archiv auswählen

Geben Sie im Dialogfeld “Archivkriterien erstellen” den Namen des Archivordners, den Sie erstellen möchten, unter “Allgemeine Kriterieninformationen angeben” ein.

• Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen “Dieses Kriterium aktivieren”, und klicken Sie auf die Schaltfläche “Auswahlkriterien”
• Archivordner erstellen
• Abbildung 2 – Archivordner erstellen

Wählen Sie im daraufhin angezeigten Fenster Auswahlkriterien für die Archivierung die Option Posteingang, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis: Sie können auch bestimmte Dateien oder andere Ordner auswählen, die Sie archivieren möchten. Wenn Sie beispielsweise die Lotus Notes-Kontakte auf einer Festplatte sichern möchten, wählen Sie im Fenster Archivauswahlkriterien den Ordner Kontakte aus.

Auswahlkriterien für die Archivierung

Abbildung 3 – Auswahl von Dateien oder Ordnern für die Archivierung

Der Standardname des Archivordners und der Speicherort werden im Abschnitt “Was mit den ausgewählten Dokumenten geschehen soll” angezeigt. Ändern Sie den Speicherort für den Archivordner auf der Festplatte und klicken Sie auf OK.

Wählen Sie eine der Optionen unter “Wie sollen die Dokumente in dieser Anwendung bereinigt werden”.

Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld “Archivkriterien erstellen” zu schließen.

Um mit der Archivierung Ihrer E-Mails zu beginnen, klicken Sie erneut auf die Registerkarte “Aktionen” im Hauptmenü und wählen Sie dann “Archivieren” > “Jetzt archivieren”.

Jetzt archivieren in Lotus Notes

Abbildung 4 – Wählen Sie Jetzt archivieren für die Archivierung von E-Mails

Klicken Sie auf “Ja”, wenn die Meldung “Möchten Sie jetzt archivieren” erscheint.

Methode 2 – Lotus Notes-E-Mails in das PDF-Format exportieren

Folgen Sie diesen Schritten, um Lotus Notes-E-Mails in das PDF-Format zu exportieren:

Öffnen Sie Ihre Lotus Notes-Anwendung.

Ziehen Sie die E-Mails, die Sie auf der Festplatte speichern möchten, per Drag & Drop auf den Desktop Ihres Systems. Diese E-Mails werden als EML-Dateien (mit der Erweiterung .EML) gespeichert.

Öffnen Sie nun Outlook und ziehen Sie die EML-Dateien per Drag & Drop hinein.

Speichern Sie die EML-Dateien im HTML-Format.

Öffnen Sie die HTML-Datei in einem Word-Dokument und speichern Sie sie im PDF-Format.

Speichern Sie das PDF-Dokument auf Ihrer Festplatte.

Methode 3 – Lotus Notes-Dateien in CSV-Format in Outlook importieren

Befolgen Sie diese Methode, wenn Sie Lotus Notes-E-Mails auf Ihrer lokalen Festplatte speichern möchten, bevor Sie von Lotus Notes zu Microsoft Outlook migrieren.

Diese Methode besteht aus zwei Schritten. Im ersten Schritt müssen Sie Lotus Notes-E-Mails in das CSV-Format (Comma Separated Value) exportieren. Im zweiten Schritt muss die CSV-Datei in Outlook importiert werden. Sobald alle E-Mails aus Lotus Notes in Outlook verschoben wurden, können Sie sie auf der Festplatte speichern.

Die detaillierten Schritte sind wie folgt:

1. E-Mails aus der Notes-Datenbank in eine CSV-Datei exportieren

Starten Sie IBM Notes und klicken Sie auf Mails.

Gehen Sie zum Menü Datei und wählen Sie Exportieren.

Wählen Sie die Option Export aus dem IBM Notes-Menü

Abbildung 5 – Wählen Sie die Option “Exportieren” aus dem Menü “Datei” in IBM Notes

Führen Sie im Export-Assistenten die folgenden Schritte aus:

Wählen Sie einen Speicherort für die Datei.

Wählen Sie Comma Separated Value aus der Dropdown-Liste “Save as type”.

Geben Sie der Datei einen Namen und klicken Sie dann auf Exportieren.

Exportieren als Komma getrennter Wert

Abbildung 6 – Kommagetrennte Werte auswählen

Das Fenster CSV-Export wird angezeigt. Wählen Sie eine der gewünschten Optionen aus und wählen Sie OK.

CSV-Export-Fenster

Abbildung 7 – CSV-Export-Assistent

Die exportierten Daten werden im CSV-Format am ausgewählten Speicherort gespeichert.

2. CSV-Datei in Microsoft Outlook importieren

Öffnen Sie Ihre MS Outlook-Anwendung und gehen Sie in das Menü Datei.

Zum Dateimenü in Outlook gehen

Abbildung 8 – Öffnen Sie das Menü “Datei

Navigieren Sie zu Öffnen & Exportieren und klicken Sie auf Importieren/Exportieren.

Wählen Sie Importieren/Exportieren

Abbildung 9 – Öffnen des Import- und Exportassistenten

Wählen Sie unter “Auszuführende Aktion wählen” die Option Aus einem anderen Programm oder einer Datei importieren und klicken Sie dann auf Weiter.

Importieren aus einem anderen Programm oder einer Datei

Abbildung 10 – Wählen Sie die Option Aus einem anderen Programm oder einer Datei importieren

Wählen Sie unter “Dateityp auswählen, aus dem importiert werden soll” die Option Kommagetrennte Werte und klicken Sie auf Weiter.

Importieren aus kommagetrennten Werten

Abbildung 11 – Wählen Sie die Option Kommagetrennte Werte

Durchsuchen Sie die CSV-Datei, die die E-Mails enthält, die Sie nach Outlook übertragen möchten. Wählen Sie eine der Optionsschaltflächen unter Option. Klicken Sie auf Weiter.

CSV-Datei zum Importieren auswählen

Abbildung 12 – Wählen Sie die CSV-Datei aus

Klicken Sie auf Fertigstellen.

Ihre Notes-Datenbank-E-Mails werden in Outlook importiert.

Sobald Ihre Notes-Datenbank-E-Mails in Outlook importiert wurden, müssen Sie die E-Mails in eine PST-Datei exportieren. Dies kann mit Hilfe des Import- und Export-Assistenten von Outlook geschehen.

Lesen Sie auch: Kontakte aus Lotus Notes in Outlook exportieren

Software-Methode, um die Lotus Notes-E-Mails in das Outlook oder eine andere Festplatte zu übertragen

Eine der einfachsten und schnellsten Methoden zum Speichern von Lotus Notes-E-Mails auf der Festplatte ist die Konvertierung der NSF-Datei in PST mit der Software Stellar Converter for NSF. Sobald die Software heruntergeladen und installiert ist, können Sie bestimmte oder alle E-Mails aus der NSF-Datei in das Outlook PST-Format in nur drei einfachen Schritten exportieren:

Schritt 1: Installieren & Öffnen der NSF-Datei.

NSF-Datei in Stellar Converter für NSF durchsuchen

Abbildung 13 – Durchsuchen oder Suchen der NSF-Datei

Schritt 2: Konvertieren Sie die Datei.

NSF-Datei in PST umwandeln mit Stellar Converter für NSF

Abbildung 14 – Konvertieren der ausgewählten NSF-Datei

Schritt 3: Vorschau und Speichern der konvertierten Emails.

Vorschau der konvertierten NSF-Datei

Abbildung 15 – Vorschau und Speichern der konvertierten Postfachdaten in PST

Manuelle Methoden vs. Software-Methode: Welche ist besser?

Manuelle Methoden sind kostenlos, aber sie können langwierig und zeitraubend sein, je nach Größe der Postfachdaten, die Sie auf der Festplatte speichern möchten. Außerdem ist technisches Know-how erforderlich, um die in den manuellen Methoden erläuterten schrittweisen Anweisungen auszuführen. Außerdem unterstützen diese Methoden nicht den Export von E-Mails aus Lotus Notes in eine Outlook PST-Datei oder Office 365.

Außerdem bieten die manuellen Methoden nur begrenzte Möglichkeiten zum Speichern von NSF-Datenbanken. In der Regel hat jeder Benutzer 3 verschiedene NSF-Dateien zum Speichern von Mailbox-Datenbanken wie name.NSF, username.NSF, notebook.NSF, so dass für große Organisationen, die Migration jeder Mailbox in CSV, ICS oder Struktur-Test eine nach der anderen kann hart, zeitaufwendig und Chancen von menschlichen Fehlern (wie versehentliches Löschen / Formatierung von Mailbox-Daten) sind hoch sein.

Software Method bietet eine sichere und unkomplizierte Möglichkeit, IBM Notes-Backups auf einer Festplatte durchzuführen, indem es die Konvertierung von NSF in das PST-Format ermöglicht. Die Software hat eine intuitive und einfach zu bedienende Schnittstelle, die vom Benutzer leicht bedient werden kann, um die Konvertierung ohne technische Unterstützung durchzuführen. Außerdem kann es Lotus Notes-E-Mails direkt in Office 365 und verschiedene andere Formate wie PDF, HTML, MSG usw. exportieren.

Der beste Teil ist, dass Demo-Version der Software, die 10 Elemente pro Ordner von Lotus Notes NSF-Datei zu PST kostenlos speichern können.

Lassen Sie uns – einen schnellen Vergleich machen

Fazit

Wir haben eine ausführliche Anleitung zum Thema “Lotus Notes-E-Mails auf einfache Weise auf der Festplatte speichern” veröffentlicht. Er beschreibt die Szenarien und häufigen Gründe für das Speichern von E-Mails aus der Notes-Datenbank auf der Festplatte. Außerdem wird beschrieben, wie Sie Lotus Notes-E-Mails manuell auf der Festplatte archivieren oder durch den Export von Notes-E-Mails in Outlook. Außerdem wird die Software-Methode zur Durchführung der Aufgabe besprochen.

Der Beitrag vergleicht auch die manuellen Methoden und die Software-Methode, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche Methode Sie zum Speichern von E-Mails aus Lotus Notes auf der Festplatte wählen sollten.

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Über den Autor

Eric Simson

Eric Simson is an Email Platform Consultant and is associated with Stellar Data Recovery from last 6 years. He writes about the latest technology tips and provides custom solutions related to MS Outlook, MS Exchange Server, Office 365, and many other Email Clients & Servers.