Pourquoi le fichier OST est plus grand que la boîte aux lettres ?

Offline Storage Table ou OST est le fichier de données Outlook qui est la copie exacte de la boîte aux lettres d’un utilisateur sur le serveur Exchange qui est stockée localement sur le PC/système. Ce fichier de données Outlook (.OST) contient l’ensemble des informations de la boîte aux lettres Outlook depuis la dernière synchronisation avec le serveur.

Le fichier OST aide l’utilisateur à travailler hors ligne dans le cas où le serveur Exchange n’est pas disponible.

Bien que le fichier OST soit la réplique exacte de la boîte aux lettres de l’utilisateur, sa taille ne reflète pas vraiment la taille de la boîte aux lettres. Outre les éléments de la boîte aux lettres, il existe de nombreux autres éléments stockés dans le fichier qui peuvent prendre plus d’espace. Les éléments stockés dans le fichier OST varient selon que vous utilisez un serveur Exchange ou un compte IMAP.

Pourquoi le fichier OST est plus grand que la boîte aux lettres ?

Voici quelques éléments courants qui sont enregistrés dans le fichier OST du compte du serveur Exchange, ce qui peut entraîner une taille de fichier OST supérieure à celle de la boîte aux lettres :

• Éléments de la boîte aux lettres : courrier électronique, calendrier, tâches, dossiers de journal, contacts, notes, etc.
• Les éléments cachés et autres frais généraux se trouvent dans le fichier PST.
• Dossiers publics qui sont ajoutés par l’utilisateur comme favoris.
• Dossiers partagés de boîtes aux lettres supplémentaires, qui ont été connectées au compte du serveur Exchange.
• Dans Outlook 2016, lorsque vous vous connectez à Exchange Server, il existe deux modes de connectivité : le mode Exchange en cache et le mode en ligne. Avec le mode Exchange mis en cache (un paramètre par défaut pour les utilisateurs), Outlook 2016 ne dépend pas d’une connectivité réseau constante pour accéder aux informations des utilisateurs. Cependant, Outlook doit contacter directement le serveur Exchange pour effectuer certaines opérations, même lorsqu’il est configuré en mode Exchange mis en cache. Ces opérations consistent à travailler avec des dossiers partagés qui n’ont pas été mis à disposition hors ligne, à définir/modifier/annuler le message Out-of-Office, à accéder aux dossiers publics qui n’ont pas été mis à disposition hors ligne, à modifier les règles et à récupérer les droits sur un message protégé par des droits, ainsi qu’à récupérer les conseils de stratégie, les conseils de messagerie et les informations Free/Busy. Si vous utilisez Outlook 2016 avec le mode Exchange en cache, il faut savoir que les fichiers OST des utilisateurs, stockés localement, peuvent être 50 à 80 % plus grands que la taille de la boîte aux lettres. Avec le mode Exchange en cache, le format qu’Outlook 2016 utilise pour enregistrer les données localement est moins efficace en termes d’espace que le format de fichier de données du serveur.

Problèmes avec Outlook dus à une OST surdimensionnée

En raison d’un fichier OST surdimensionné, vous pouvez rencontrer les problèmes suivants avec votre Outlook :

• Outlook peut ne pas réussir à ouvrir ou à charger le document du fichier OST.
• Le problème de l’ajout de données à un fichier OST existant
• L’application Outlook peut se mettre en pause ou s’arrêter brusquement
• Des messages d’erreur peuvent apparaître pendant le processus de synchronisation
• Incapacité à résoudre le problème de synchronisation

Comment réduire la taille des fichiers OST ?

Vous pouvez utiliser l’outil intégré de nettoyage de boîte aux lettres d’Outlook pour visualiser la taille de la boîte aux lettres et des différents dossiers. Cet utilitaire intégré peut vous aider à rechercher des messages volumineux ou anciens que vous pourriez vouloir supprimer ou exporter vers un fichier PST.

Souvent, la raison principale d’une boîte aux lettres surchargée est un grand dossier “Éléments supprimés”. L’outil Mailbox Cleanup offre une option permettant de visualiser la taille du dossier Éléments supprimés et de vider ce dossier.

Outre la suppression des éléments supprimés de votre boîte aux lettres, il existe plusieurs moyens de réduire la taille du fichier OST. Vous pouvez essayer les méthodes suivantes :

Méthode 1 : Compacter le fichier OST pour en réduire la taille

Lorsque vous supprimez des éléments d’Outlook, cela ne réduit pas la taille du fichier OST. L’espace, à partir duquel les éléments ont été supprimés, devient un “espace blanc”, qui ne stocke rien.

En compactant le fichier OST, vous pouvez optimiser le processus de stockage du fichier, sans espaces blancs. Il est à noter qu’il n’y a aucune perte de données si vous compactez le fichier OST. Vous pouvez compacter le fichier facilement à partir de l’option donnée dans les paramètres d’Outlook.

Méthode 2 : Recréation du fichier OST

Après avoir fait un grand nettoyage de la boîte aux lettres, vous avez le choix de laisser l’application Outlook recréer le fichier de données Outlook (.OST) sans le compacter ou vous pouvez attendre la compression automatique. Vous pouvez également recréer le fichier OST manuellement.

Pour ce faire, lisez Comment recréer le fichier OST dans Microsoft Outlook 2007/ 2010/ 2013/ 2016.

Méthode 3 : Appliquer des filtres de synchronisation

Dans plusieurs circonstances, lorsqu’il y a implication de dossiers partagés, il est habituel de trouver les éléments récents dans ces dossiers et pas dans les autres. Si vous avez des dossiers très volumineux, il est possible de définir des filtres de synchronisation. Cela détermine quels éléments sont synchronisés et sauvegardés dans le fichier OST, car il ne met en cache que les éléments reçus récemment en fonction du filtre défini, comme les éléments reçus la semaine ou le mois dernier ou toute autre date spécifiée.

Les filtres de synchronisation peuvent aider à réduire considérablement les éléments mis en cache et la taille du fichier OST.

Méthode 4 : Appliquer le curseur de synchronisation pour réduire la taille de l’OST

Dans Outlook 2013 et les versions supérieures, il existe une fonction “Réglage du curseur de synchronisation” qui ne met en cache que les courriels les plus récents, comme ceux d’un mois, de trois mois, de six mois ou d’un an, plutôt que la boîte aux lettres complète.

Si vous utilisez Outlook 2013 ou une version supérieure, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité d’Outlook pour mettre en cache les derniers éléments de messagerie et réduire la taille du fichier de données Outlook (.OST).

Vous pouvez trouver le curseur de synchronisation dans votre Outlook en suivant : Fichier ->Paramètres du compte->Paramètres du compte…-> cliquer sur E-mail-> double-cliquer sur votre compte de messagerie Exchange.

Remarque : Dans Outlook 2013, le curseur de synchronisation ne peut être appliqué qu’à votre propre boîte aux lettres (c’est-à-dire la boîte aux lettres principale qui est liée au compte Exchange). Il ne s’applique pas à la mise en cache de dossiers partagés supplémentaires. Cependant, dans Outlook 2016, 2019 et Office 365, le curseur de synchronisation peut également être appliqué à tous les dossiers de messagerie.

Méthode 5 : Désactiver la mise en cache des dossiers partagés

Si vous ne voulez pas d’accès hors ligne à vos dossiers partagés et que vous n’accédez pas régulièrement à ces dossiers, vous pouvez choisir de désactiver l’option de mise en cache des dossiers partagés. En outre, vous pouvez également choisir l’option de ne pas mettre en cache les dossiers de messagerie partagés. Cela peut aider à réduire la taille du fichier OST.

Méthode 6 : Réduire la taille du fichier OST en désactivant la mise en cache des favoris des dossiers publics

Si la taille de l’OST est supérieure à celle de la boîte aux lettres, vous pouvez également essayer de désactiver la mise en cache des dossiers publics favoris. Pour cela, vous pouvez choisir l’option de désactiver la mise en cache des dossiers publics favoris, tout comme les dossiers partagés.

Méthode 7 : Essayer de supprimer certains dossiers publics favoris

Si vous ne souhaitez pas désactiver entièrement la mise en cache des dossiers publics favoris, vous pouvez choisir l’option permettant de ne supprimer que certains dossiers publics favoris. En outre, vous pouvez sélectionner seulement quelques sous-dossiers plutôt que de réduire le volume de données mis en cache.

Méthode 8 : Appliquer des politiques d’archivage pour réduire la taille des boîtes aux lettres

Pour améliorer les performances et réduire la taille de la boîte aux lettres, vous pouvez déplacer automatiquement les courriels de la boîte aux lettres principale vers la boîte aux lettres d’archives en utilisant les politiques d’archivage d’Exchange.

Lorsque vous appliquez les politiques d’archivage à la boîte aux lettres d’un utilisateur, les messages de la boîte aux lettres principale sont automatiquement transférés vers la boîte aux lettres d’archivage après une période déterminée. Vous pouvez appliquer des politiques d’archivage en créant des étiquettes de rétention qui utilisent l’action de rétention “Déplacer vers les archives”.

En conclusion

La boîte aux lettres de Microsoft Outlook augmente au fur et à mesure que vous recevez des courriels et créez des éléments, ce qui rend le fichier OST plus volumineux que la boîte aux lettres. Cependant, si vous examinez la taille du fichier OST, vous constaterez qu’il ne représente pas réellement la taille de la boîte aux lettres mais qu’il stocke également de nombreux autres éléments. Cela peut avoir pour conséquence que le fichier OST soit plus grand que la boîte aux lettres.

Une OST plus grande ou surdimensionnée peut créer des problèmes de performance dans Outlook ou est sujette à la corruption et d’autres problèmes. Vous pouvez réduire la taille du fichier OST en suivant les méthodes données dans le post.

Dans le cas où le fichier OST devient trop volumineux, il est préférable de faire une sauvegarde et d’enregistrer le fichier au format PST. Vous pouvez convertir OST en PST car il peut être facilement déplacé vers d’autres emplacements de stockage et importé dans tout autre compte Outlook.

Pour convertir un fichier OST de grande taille en PST, vous avez besoin d’un outil spécialisé de conversion OST en PST tel que Stellar Converter for OST.

Télécharger la version d’essai gratuite de Stellar Converter for OST Ce logiciel de bricolage peut facilement convertir un fichier OST de grande taille en PST, en quelques clics. L’édition technique du logiciel peut également diviser et compacter les fichiers PST volumineux, assurant ainsi une performance optimale d’Outlook.

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A propos de l'auteur

Himanshu Shakya

Himanshu is a Tech Enthusiast and Blogger at Stellar, with expertise in data recovery solutions and a keen interest in emerging technologies. Fluent in Japanese, he brings a diverse skill set to his role, contributing to global tech conversations. Outside of work, Himanshu enjoys playing chess, sharpening his strategic thinking and problem-solving skills in his spare time.