Summary: Das Aufteilen einer großen oder übergroßen PST-Datei verbessert die Verwaltbarkeit, verringert das Risiko einer PST-Beschädigung und steigert die Outlook-Leistung. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie eine große PST-Datei mithilfe der integrierten Outlook-Optionen in kleinere PST-Dateien aufteilen können. Außerdem erfahren Sie etwas über ein PST-Splitter-Tool eines Drittanbieters, mit dem Sie große PST-Dateien mit wenigen Klicks nach Größe, E-Mail-ID oder Datumsbereich aufteilen können.
Die Größe von Outlook-PST-Dateien kann zu ernsthaften Problemen führen. Zur Veranschaulichung: MS Outlook 2002 und die älteren Versionen erlauben eine maximale PST-Dateigröße von 2 GB, Outlook 2003 und 2007 bietet Speicherplatz von maximal 20 GB, während in Outlook 2010, 2013, 2016 und 2019 die Speichergrenze bei 50 GB liegt. Wenn die Größe der PST-Datei über das Limit hinausgeht, das jede Outlook-Version zulässt, wird die PST-Datei, wie bereits erwähnt, beschädigt. Um die PST-Dateien davor zu schützen, beschädigt oder korrupt zu werden, weil die Größe über die zulässige Grenze hinaus ansteigt, ist es daher notwendig, große PST-Dateien in kleinere aufzuteilen. Im Folgenden finden Sie verschiedene Möglichkeiten, wie große PST-Dateien in kleine Dateien aufgeteilt werden können.
Methode 1: Verschieben von Datenelementen der PST-Datei mit der Funktion “Archiv” in Outlook
Die für diese Methode erforderlichen Schritte sind wie folgt
- Starten oder öffnen Sie den E-Mail-Client MS Outlook. Wählen Sie dann die PST-Datei aus, aus der die Datenelemente der Datei in eine neue PST-Datei verschoben werden sollen.
- Klicken Sie auf Datei > Info und dann auf die Schaltfläche Bereinigung
- Es wird eine Liste angezeigt, aus der Sie Archive…. auswählen.
- Das Dialogfeld “Archivieren” Das Feld “Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren” ist standardmäßig aktiviert. Wenn es nicht aktiviert ist, markieren Sie das Kästchen. Wählen Sie dann aus der Liste einen Ordner aus, der verschoben werden soll. Wählen Sie zum Beispiel den Ordner Posteingang.
- Im Dialogfeld “Archivieren” ist die Option “Objekte archivieren, die älter sind als” vorhanden. Wählen Sie hier ein Datum aus dem Kalender aus.
- Wählen Sie mit der Option Durchsuchen einen Speicherort und geben Sie der neu erstellten PST-Datei einen beliebigen Namen. Standardmäßig wird die PST-Datei als PST gespeichert.
- Der ausgewählte Speicherort mit dem definierten Dateinamen wird im Bearbeitungsfeld angezeigt. Klicken Sie auf die Registerkarte OK, um den eigentlichen Aufteilungsprozess zu starten.
Methode 2: Verschieben von PST-Dateielementen mit der Funktion “Importieren und Exportieren” von Outlook
- Starten Sie das installierte und konfigurierte MS Outlook
- Erstellen Sie eine neue Outlook PST-Datendatei. Klicken Sie auf Datei > Weitere Elemente > Outlook-Datendatei und dann auf die Schaltfläche Datei
- Das Fenster Outlook-Datendatei erstellen oder öffnen wird angezeigt. Wählen Sie einen Speicherort und benennen Sie die neue Outlook-Datendatei. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Eine neue Outlook-Datendatei wird erstellt und in Outlook aufgelistet.
- Klicken Sie auf Datei > Öffnen > Import/Export.
- Wählen Sie in diesem Import-/Export-Assistenten aus der Liste “In eine Datei exportieren” und klicken Sie auf die Registerkarte “Weiter”.
- Wählen Sie im Dialogfeld In eine Datei exportieren die Option Outlook-Datendatei (.PST) und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter
- Wählen Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei exportieren den Ordner aus, aus dem die Daten exportiert werden sollen. Erweitern Sie den Ordner, wählen Sie das Element aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter
- Klicken Sie auf die Registerkarte Durchsuchen, um die Datei auszuwählen, in die die Benutzer exportieren möchten.
- Das Fenster Outlook-Datendateien öffnen wird geöffnet. Wählen Sie die Datei aus, in die die Benutzer exportieren möchten, und klicken Sie zur Bestätigung auf die Registerkarte OK.
- Die ausgewählte Outlook-Datendatei ist im Bearbeitungsfeld zu sehen. Klicken Sie auf die Registerkarte Fertigstellen, um den Aufteilungsprozess zu starten.
Methode 3: Verschieben von PST-Dateielementen mit der Outlook-Funktion “In Ordner verschieben”.
- Öffnen Sie Microsoft Outlook auf dem System.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Home oben auf Neue Elemente. Zeigen Sie dann auf Weitere Elemente > Outlook-Datendatei.
- Das Fenster Outlook-Datendatei erstellen oder öffnen wird angezeigt. Benennen Sie die neue Outlook-Datendatei und klicken Sie auf die Schaltfläche OK
- Die neue Outlook-Datendatei wird aufgelistet. Erweitern Sie die Outlook-Datendatei, aus der die Postfächerelemente verschoben/kopiert werden sollen. Wählen Sie jeweils einen bestimmten Postfachordner aus.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Verschieben und dann auf die Option In Ordner kopieren…..
- Das Dialogfeld Elemente kopieren wird angezeigt.
- Wählen Sie die neue Outlook-Datendatei aus, in die der Posteingangsordner kopiert werden soll. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK
Hinweis – Alle drei oben beschriebenen Methoden zum Aufteilen großer PST-Dateien in kleinere Dateien sind manuelle Methoden. In der Tat, sie haben einige gemeinsame Vorteile und Nachteile, die hier beschrieben wurden.
Gemeinsame Vorteile der manuellen Wege
- Verfügbar zum Nulltarif
- Wirksam
Häufige Nachteile der manuellen Wege
- Zeitaufwand, wenn die PST-Datei groß ist. Manchmal dauert es sogar einige Stunden bis zur Fertigstellung.
- Technisches Wissen und Erfahrung sind ein Muss
Methode 4: Professionelle Software zum Aufteilen großer PST-Datei(en)
Die andere Möglichkeit, eine große Outlook PST-Datei zu teilen, ist die Verwendung einer Splitter-Software eines Drittanbieters. Allerdings ist die Auswahl der einen, die perfekt ist ziemlich schwierig. Benutzer können für Stellar Splitter für Outlook, die technologisch fortgeschritten ist mit verbesserten Algorithmen zu großen PST-Datei (en) in kleine und überschaubare PST-Dateien zu gehen. Es bietet mehrere vorteilhafte Funktionen, wie zum Beispiel:
- Teilt PST-Dateien in kleine Größen auf und verhindert, dass sie beschädigt werden
- Teilt Outlook PST-Dateien nach verschiedenen Kriterien, wie Größe, E-Mail-ID, Datum und Ordner
- Beibehaltung der Anordnung der ursprünglichen PST-Dateien nach Abschluss des Aufteilungsprozesses
- Splittet mehrere PST-Dateien in einem Durchgang ohne Probleme
- Erzeugt einen Protokollbericht über den Prozess der Aufteilung der PST-Datei
- Speichert Einstellungen zum automatischen Aufteilen von PST-Dateien
- Kompatibel mit den Versionen Microsoft Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 und 2003
Vorteile der Verwendung von Stellar PST Splitter
- Schnell, da es weniger Zeit benötigt, selbst wenn die PST-Datei zu groß ist
- Für den Betrieb der Software sind keine technischen Kenntnisse erforderlich.
- Sicher, da die ursprüngliche Struktur der Datei nicht verändert wird
- Die Daten der PST-Datei bleiben intakt
Verwalten und optimieren Sie Ihr Outlook mit einem einzigen Dienstprogramm Stellar Toolkit for Outlook
Schlussfolgerung
Die Benutzer kennen jetzt die verschiedenen Möglichkeiten, mit denen sie große Outlook PST-Dateien in kleine Größen aufteilen können. Auch sind sie mit den Vor- und Nachteilen, die mit ihnen verbunden sind, vertraut. Wenn Sie auf der Suche nach einer nahtlosen, vertrauenswürdigen Option sind, dann vertrauen Sie auf Stellar Splitter for Outlook, um große PST-Dateien in kleine Dateien aufzuteilen, so wie Sie es gerade benötigen. Der Grund dafür ist, dass es die reichen Funktionen mit außergewöhnlichen Vorteilen bietet. Vor allem kommt es mit einer stellaren Qualität Leistung Versprechen!
