Summary: In diesem Beitrag haben wir den Archivierungsprozess in IBM Lotus Notes erklärt. Wir haben die Gründe aufgeführt, warum Sie eine Lotus Notes-Archivdatei erstellen müssen. Wir haben auch den Standard-Speicherort für NSF-Archive, die Schritte zur Erstellung eines Lotus Notes-Archivs und die Dearchivierung beschrieben. Außerdem haben wir ein Softwareprogramm zur Verfügung gestellt (Download unten), mit dem Sie eine Archivdatei in anderen Anwendungen wie Outlook öffnen können.
Lotus Notes Archiv – Standardspeicherort, Archivierung und Entarchivierung
Die Archivierung ist eine wichtige Funktion von Lotus Notes, da sie dabei hilft, die Größe der Mailbox zu reduzieren und Backups zu erstellen. Sie ermöglicht es Ihnen, wichtige E-Mails und andere Mailbox-Elemente in eine archivierte Datenbank zu kopieren.
Sobald die Archivdatei erstellt ist, können Sie die Elemente aus Ihrer Mailbox löschen und so freien Speicherplatz schaffen. Sie können Postfachdaten bestimmter Tage und auf der Grundlage bestimmter Parameter archivieren, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.
Warum müssen Sie eine Lotus Notes-Archivdatei erstellen?
Die folgenden Gründe sind einige der Hauptgründe für die Archivierung von E-Mails in IBM Lotus Notes:
- Es schafft freien Platz in Ihrer Mailbox, der zum Speichern neuer E-Mails und anderer eingehender Elemente benötigt wird.
- Es beseitigt Fehler, die mit der Größe der Mailbox zusammenhängen.
- Das Lotus Notes-Archiv kann als Backup Ihrer Mailbox dienen.
- Sie können Ihre Mailbox von einem Lotus Notes-basierten System auf ein anderes übertragen, indem Sie eine Archivdatei verwenden.
Wie lautet der Speicherort der Lotus Notes-Archivdatei?
Der Standardspeicherort der IBM Lotus Notes-Archivdatei ist:
C:/Programmdateien/IBM/Notes/Daten/Archiv/archive.NSF
Wie erstellt man ein IBM Lotus Notes-Archiv?
Um eine Archivdatei in Lotus Notes zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie IBM Lotus Notes und öffnen Sie das Menü “Aktionen”. Wählen Sie Archiv und dann Kriterium erstellen.
- Festlegen von Kriterien für Archivdateien in Lotus Notes
- Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster Archivkriterien erstellen einen Namen für die Lotus Notes-Archivkriterien ein.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieses Kriterium aktivieren und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahlkriterien.
- Wählen Sie die Ordner aus, die Sie archivieren möchten. Wählen Sie außerdem die Dauer aus, für die Sie die Postfächer archivieren möchten. Klicken Sie dann auf OK.
- Geben Sie den Speicherort an, an dem Sie die IBM
- Lotus Notes-Archivdatei speichern möchten. Geben Sie auch einen Namen für diese Datei an.
- Öffnen Sie die Registerkarte Aktionen und gehen Sie zu Archiv > Jetzt archivieren.
- Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld Ja.
Hinweis: Sie können die Archivierung auch planen, indem Sie in den Archivierungseinstellungen die Registerkarte Zeitplan öffnen und die entsprechenden Optionen auswählen.
Wie behebt man den Fehler “Datei existiert nicht”?
Manchmal erhalten Lotus Notes-Benutzer den folgenden Fehler: “Datei existiert nicht”. Dieser Fehler wird in der Regel erzeugt, wenn Lotus Notes eine Archivdatei nicht am erwarteten Speicherort der Lotus Notes-Archivdatei finden kann. Die Anwendung kann den Fehler auch erzeugen, wenn die Archivdatei umbenannt, gelöscht oder an einen neuen Ort verschoben wird.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Fehler zu beheben:
- Notieren Sie sich den Speicherort der Archivdatei, indem Sie zu Datei > Datenbank > Eigenschaften > Archivierungseinstellungen gehen – wohin sollen die Dokumente archiviert werden?
- Gehen Sie mit dem Windows Explorer zum Ordner der Archivdatei. Prüfen Sie, ob das Archiv fehlt oder umbenannt wurde.
- Suchen Sie die Archivdatei an einem anderen Ort auf dem System.
- Wenn die Datei umbenannt wurde, machen Sie die Änderung rückgängig. Wenn der Speicherort des Archivs geändert wurde, verschieben Sie die Datei an den richtigen Ort.
Wie entarchiviert man E-Mails in IBM Lotus Notes?
In Lotus Notes bezieht sich die Entarchivierung auf das Extrahieren von Postfächern aus einem Lotus Notes-Archiv und das Zurückbringen derselben an den ursprünglichen Speicherort.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails in Lotus Notes zu dearchivieren:
- Öffnen Sie Lotus Notes und klicken Sie auf Archivierte E-Mails.
- Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie wiederherstellen möchten.
- Klicken Sie auf Zurück zum Posteingang. Die ausgewählten E-Mails werden in dem ursprünglichen Ordner wiederhergestellt, aus dem sie archiviert wurden.
Wie kann man Lotus Notes Archive in anderen Anwendungen öffnen?
Das IBM Lotus Notes-Archiv ist eine .NSF-Datei, die nur im Lotus Notes-E-Mail-Client geöffnet werden kann. Um die Archivdatei in einem anderen E-Mail-Client, wie z. B. Microsoft Outlook, zu öffnen, müssen Sie die Datei in ein geeignetes Format konvertieren.
Um eine Lotus Notes-Archivdatei oder eine andere Lotus Notes-Datenbankdatei in Outlook zu öffnen, können Sie Stellar Converter für NSF verwenden.
Stellar Converter for NSF ist ein fortschrittliches Dienstprogramm, das Lotus Notes-Archivdateien direkt in PST, HTML, PDF und andere gängige Formate umwandeln kann. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Funktionen dieser Software:
- Konvertiert NSF-Dateien direkt und sicher in PST
- Bietet eine vollständige Vorschau der NSF-Datei vor dem Speichern der konvertierten Daten
- Konvertiert mehrere Lotus Notes Archive oder andere Datenbankdateien (Technician Edition)
- Exportiert Lotus Notes-Daten direkt in ein Office 365-Konto (Techniker-Edition)
- Unterstützt die Versionen Lotus Notes 10.0.1, 9.0.1, 9.0, 8.5, 8.0.2, 7.0, 6.5 und 6.0
- Bietet erweiterte Filter für die selektive Konvertierung
- Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Lotus Notes-Archivdatei mit der Software in PST zu konvertieren: Starten Sie die Software. Klicken Sie im Fenster NSF-Datei auswählen auf Durchsuchen und geben Sie den Speicherort des Lotus Notes-Archivs an.
- Durchsuchen und geben Sie den Speicherort des Lotus Notes-Archivs an
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Konvertieren, um die Dateikonvertierung zu starten.
- Zeigen Sie den Inhalt des Archivs in der Vorschau an, sobald die Konvertierung abgeschlossen ist.
- Inhalt des Archivs nach Abschluss der Konvertierung
- Wählen Sie die Ordner aus, die Sie in PST speichern möchten, und klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Konvertierte Datei speichern.
- Wählen Sie PST aus der Liste der Dateiformatoptionen und klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie den Ort an, an dem die konvertierte Datei gespeichert werden soll, und klicken Sie auf OK. Die Software wird die Datei automatisch speichern.
Sie können Stellar Converter für NSF verwenden, um Lotus Notes Archive in PST zu konvertieren. Dann können Sie diese PST-Datei in Outlook importieren und auf ihren Inhalt zugreifen.
Fazit
Wie andere E-Mail-Clients erlaubt Lotus Notes den Benutzern, ihre E-Mails zu exportieren, um ihre Mailbox zu entrümpeln und Platz für neue E-Mails zu schaffen. Dieser Vorgang wird als Archivierung bezeichnet, und Sie können ihn ganz einfach durchführen, indem Sie die in diesem Blogbeitrag beschriebenen Schritte befolgen. Es ist zu beachten, dass eine Lotus Notes-Archivdatei nur in der Lotus Notes-Anwendung geöffnet werden kann. Wenn Sie Ihre Lotus Notes-E-Mails in Outlook öffnen möchten, müssen Sie ein NSF-zu-PST-Konvertierungstool verwenden.
