共有メールボックスは、大量のメールを管理し、顧客や取引先、一般ユーザーからのリクエストに迅速に対応するための優れた方法です。複数のユーザーが1つまたは複数の共有メールボックスにアクセスし、メッセージを送信したり、メッセージを受信したりすることができます。ただし、ユーザーが共有メールボックスにアクセスしたり、メールボックスを検索したり、メールボックスを代表してメッセージを送信したりするには権限が必要で、通常は管理者によって付与されます。共有メールボックス内のメッセージを検索したり、見つけることができない場合、権限の不足や一時的なサーバーの障害など、さまざまな理由が考えられます。
このブログでは、「共有メールボックスが検索できない」という問題がどのような理由で発生するのか、また問題を解決するためにどのようなソリューションがあるのかをご紹介します。
共有メールボックスで検索の問題が発生する一般的な理由
- Outlookが共有メールボックスのインデックスを作成しません
- 共有メールボックスへのアクセス権限がありません。
- 古いOutlookのバージョン
- 破損したOutlookプロファイル
- 大きなメールボックスまたはOutlookデータファイル（OSTファイル）
- アクセス不能または一貫性のないOSTファイル
共有メールボックスの検索問題を解決するソリューション
例えば、見込み客に返信したり、誰かに連絡を取ったりする必要がある場合など、緊急のタスクのためにいくつかの電子メールをすばやく見つける必要がある場合は、Outlook Web Appを使用できます。OSTファイルへの/からの電子メールを保存し、アクセスするWindows上のOutlookクライアントとは異なり、Outlook Web Appは、メールサーバー上のメールボックスから直接取得されたすべての電子メールを表示します。検索フィールドを使用して、共有メールボックス内のメールを見つけることができます。
次に、以下の回避策と解決策に従って、OSTファイル、Outlookクライアント、またはシステムの問題を解決し、共有メールボックスの検索の問題を解決します。
解決策 1: Outlook が共有メールボックスのインデックスを作成するようにします。
Outlookのインデックス作成が無効になっていたり、意図したとおりに機能しないことがあります。インデックス作成オプションを確認し、有効にすることができます。手順は以下の通りです：
- Outlookを開き、[ファイル] > [オプション] > [検索]を選択します。
- 次に、インデックス作成オプションを検索してクリックします。
- 変更をクリックしてください。
- Microsoft Outlookオプションが有効になっていることを確認してください。有効になっていない場合は、Outlookを再起動してください。
- これには時間がかかります。
これがうまくいかない場合は、インデックスを再作成することができます。手順は以下の通りです：
- Indexing options に戻り、Advanced をクリックします。
- 次に「復元」をクリックします。
- プロセスが完了するまでお待ちください。
解決策2：共有メールボックスの権限を確認します。
適切な権限がないと、共有メールボックスにアクセスできません。共有メールボックスに必要な権限があることを確認してください。確信が持てない場合は、管理者またはメールボックスへのアクセスを許可した人に確認し、権限を付与してもらってください。
解決策3：Outlookをアップデート
ソフトウェアは常に最新の状態にしておくことをお勧めします。アプリケーションやオペレーティングシステムを更新することで、このような問題の原因となるエラーをなくすことができます。そこで、Outlookの利用可能な更新プログラムを確認し、インストールしてください。手順は以下の通りです：
- Outlookを開き、「ファイル」>「Officeアカウント」と進みます。
- 更新オプション]をクリックし、[今すぐ更新]をクリックします。
- 新しいアップデートがあれば、ダウンロードしてすぐにインストールしてください。その後、Outlookを再起動し、しばらくしてから共有メールボックスを検索してみてください。
Windowsの更新プログラムをチェックし、インストールすることもできます。手順は以下の通りです：
- Windows PCの「設定」を開き、「更新と特定」をクリックします。
- 次に「Windows Update」>「更新プログラムの確認」をクリックします。
- 新しいアップデートが入手可能になったら、ダウンロードしてインストールしてください。
- Windowsが更新されたら、すぐにシステムを再起動し、Outlookを起動します。
解決策4：Outlookプロファイルの修復または新規作成
Outlookプロファイルが破損している場合も、このような問題につながる可能性があります。この場合、破損したプロファイルを修復するか、新しいプロファイルを作成して問題を解決することができます。手順は次のとおりです：
- コントロールパネル > メール > プロファイルの表示.
- メールアカウントまたはプロフィールを選択し、「修復」をクリックします。
- 修理が完了するまでお待ちください。
それでも問題が解決しない場合は、以下の手順で新しいプロファイルを作成してみてください：
- プロファイルリストでAddをクリックし、新しいプロファイルの名前を入力し、OKをクリックします。
- この新しいプロフィールで同じメールアカウントでログインします。
- このプロファイルをデフォルトのプロファイルにして、Outlookを起動します。
- 同期が完了したら、共有メールボックス内のメールを検索してみてください。検索がうまくいったら、Outlookから古いプロファイルを削除してください。
解決策5：メールボックスのサイズを小さくする
共有メールボックスの容量が非常に大きい場合、Outlookのパフォーマンスが低下し、検索結果が悪くなる可能性があります。そのため、古いメールをアーカイブするか、不要になったアイテムを削除することを検討してください。手順は次のとおりです：
古いメールのアーカイブに、
- ファイル] > [情報] > [その他] を選択し、[古いオブジェクトのクリーンアップ...] をクリックします。
- アーカイブするメールフォルダまたはメールアカウントを選択します。
- ドロップダウン リストから日付を選択し、[参照] をクリックしてアーカイブ ファイル (ローカルの .pst) の場所を選択します。
- そしてOKをクリックします。これで、選択した日付より古いすべてのメールがローカルのPSTファイルに移動します。アーカイブされたPSTファイルから引き続きメールにアクセスすることができ、同時にメールボックスのサイズを縮小することができます。
以下の手順で不要なメールを削除してください：
- Outlookで、「ファイル」>「情報」>「ツール」と進み、「メールボックスのクリーンアップ」をクリックします。
- 削除されたアイテムのサイズを表示]をクリックし、[空にする]をクリックすると、削除されたすべてのメールが完全に削除されます。
- 競合サイズを表示] の横にある [クリア] をクリックすると、メールボックス内のアイテムのすべての代替バージョンが削除されます。
- 次に、[検索]ボタンを使用して、[より古い]または[より大きい]オブジェクトを検索します。これにより、古いメールや一定のサイズ以上のメールを削除することができます。
解決策6：OutlookのOSTファイルを復元します。
一貫性のないOSTファイルは、共有メールボックスの検索の問題など、Outlookでの問題につながる可能性があります。共有メールボックスを含むすべての電子メール項目がOSTファイルに保存されているため、共有メールボックスは毎日添付ファイル付きの電子メールを数通受信することが多いため、Outlookにとってファイルが大きくなりすぎる可能性があります。メールボックスのサイズを小さくしても問題が解決しない場合は、OSTファイルを再作成してみてください。手順は次のとおりです：
- 近い展望
- Windows + Rキーを押し、次のパスを入力するか、「ファイル名を指定して実行」ダイアログボックスに貼り付けます：localappdata%/Microsoft/Outlookを入力し、OKをクリックするか、Enterキーを押します。
- これは、OSTファイルが保存されているデフォルトの場所を開きます。あなたの電子メールに属するOSTファイルを見つけ、.bak拡張子を追加して名前を変更します。また、バックアップのためにOSTファイルを別の場所に移動することもできます。Outlookまたはそのプロセスのいずれかが実行されていないことを確認してください。
- Outlookを起動します。それは自動的に新しいOSTファイルを作成し、メールボックスサーバーからすべての電子メールを同期してダウンロードします。
同期が完了したら、共有メールボックスの検索機能が動作しているかどうかを確認します。この場合、メールボックス（OST）のサイズを管理するために、共有メールボックスのキャッシュを無効にしてください。
結論
共有メールボックスの検索ができない場合は、この記事に記載されている解決策に従ってください。問題がOSTファイルの不整合に起因する場合は、バックアップを作成した後、ファイルを再作成してください。OSTファイルを復元した後、そのファイルに見つからないメール項目がないか確認してください。メインのメールボックスにメールが見つからない場合でも、Stellar Converter for OST のような OST から PST への変換ソフトウェアを使用することで、バックアップした OST ファイルからメールを復元することができます。バックアップしたOSTファイルをPST形式に変換し、変換したPSTファイルをOutlookアカウントにインポートすることで、消えたメールを復元することができます。ソフトウェアはまた、OSTの回復が失敗し、デフォルトのOSTファイルがアクセスできなくなったり、孤児になったときに役立ちます。
Himanshu is a Tech Enthusiast & Blogger at Stellar and having knowledge of Japanese Language. And apart from this in his spare time he likes playing Chess.
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